Оформлення договору оренди автомобіля для підприємства та працівника

За договором найму (оренди) наймодавець (фізична особа) передає або зобов'язується передати наймачеві (підприємству) майно у користування за плату на певний строк (ст. 759 Цивільного кодексу України, далі – ЦКУ).

Працівник може укласти договір оренди легкового автомобіля, якщо він є власником або йому належать майнові права на цей автомобіль (ст. 761 ЦКУ).

Договір оренди легкового автомобіля з фізичною особою укладається у письмовій формі та підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).

Зверніть увагу! У такому разі правовідносини, які виникатимуть між сторонами, носитимуть цивільно-правовий характер і не відносяться до трудових відносин
Істотними умовами договору оренди є (виходячи зі змісту статей 798-805 ЦКУ):

• предмет договору (найменування, марка автомобіля, номерний знак транспортного засобу, рік випуску, колір, реквізити посвідчення про реєстрацію транспортного засобу);
• строк договору оренди;
• орендна плата (розмір та періодичність виплати);
• умови повернення транспортного засобу тощо.

Завантажуйте зразок Договір оренди автомобіля між фізичною та юридичною особою Договір оренди автомобіля

Щоб врегулювати використання авто в особистих цілях, у договорі слід зазначити:

Графік використання: наприклад, з 09:00 до 18:00 у робочі дні автомобіль перебуває в оренді підприємства, а в інший час — у розпорядженні працівника для особистих потреб.
Орендна плата: встановлюється за домовленістю сторін. Вона є доходом працівника.
Витрати на утримання: за загальним правилом витрати, пов'язані з використанням (пальне, дрібний ремонт), несе орендар (підприємство) протягом часу оренди (Цивільний кодекс України, ст. 801).

У договорі слід чітко прописати графік або умови використання авто. Оскільки працівник користуватиметься ним і в особистих цілях, орендна плата може бути встановлена пропорційно часу використання в господарській діяльності, або ж фіксованою сумою з урахуванням того, що частину витрат працівник несе самостійно.

https://7eminar.ua/news/2074-orenda-avtomobilya-u-pracivnika-oblik-i-opodatkuvannya

Хоча типова форма подорожнього листа скасована, він залишається основним первинним документом для підтвердження зв'язку поїздок із господарською діяльністю та списання пального.https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

У подорожньому листі (або власно розробленій формі) мають фіксуватися лише "службові" маршрути. Особисті поїздки працівника не повинні включатися до витрат підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!