Компенсація витрат співробітника: питання звітності та документів ФОПів

Так, компенсація можлива, 4ДФ не подається, потрібні первинні документи ФОП і підтвердження статусу.

Працівнику можна відшкодувати витрачені кошти на підставі авансового звіту. Якщо працівник оплатив послуги за власні кошти для господарських потреб підприємства, такі витрати компенсуються після подання «Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» із підтвердними документами (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 170.9.1). Підставою є фіскальний чек, що підтверджує здійснення витрат.

У частині звітності за формою 4ДФ обов’язку не виникає, оскільки підприємство не здійснює виплату безпосередньо ФОП. Відбувається лише компенсація працівнику його витрат, а отже підприємство не є податковим агентом щодо такого ФОП (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 176.2). Сам факт розрахунку між працівником і ФОП не створює підстав для відображення доходу у 4ДФ.

Для підтвердження витрат необхідно мати фіскальний чек із зазначенням послуги, суми та реквізитів виконавця. Додатково доцільно отримати копію витягу з ЄДР або витягу платника єдиного податку для підтвердження підприємницького статусу особи.

Щодо ФОП 2 групи, важливо врахувати обмеження щодо кола замовників. Відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (пп. 2 п. 291.4), такі підприємці мають право надавати послуги платникам єдиного податку та/або населенню. Тому якщо в документах замовником зазначено підприємство на загальній системі, для ФОП виникає ризик порушення умов перебування на спрощеній системі. Якщо ж послуга оформлена на фізичну особу (працівника), це відповідає вимогам щодо надання послуг населенню.

Раді допомогти, звертайтесь ще!