Зберігання первинної документації: офіс чи магазин юрособи

Давайте розглянемо Ваше питання:

Первинні документи, що підтверджують облік та походження товарів (зокрема прихідні накладні), мають зберігатися за місцем реалізації товарів (тобто безпосередньо в магазині) до моменту їх передачі в архів або централізовану бухгалтерію за завершений період.

Нормативне обґрунтування:

• Пункт 44.1 статті 44 (ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 : Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності на підставі документів, не підтверджених первинними документами.
• Стаття 3 (Закон про РРО), пункт 12 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-вр#n62 : Суб'єкти господарювання зобов’язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку. При цьому підприємець зобов'язаний надати контролюючим органам під час перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об'єкті) на момент перевірки.
• Виняток: Якщо юрособа не є платником ПДВ та не здійснює діяльність у «ризикових» сферах (ювелірні вироби, техніка на гарантії, ліки), вимоги щодо наявності документів саме в точці продажу дещо лояльніші, але для більшості юросіб наявність накладної в магазині є обов'язковою для підтвердження законності походження товару.

Відповідальність за відсутність документів у магазині:

Якщо під час перевірки податківці виявлять товар, на який у магазині немає підтвердних документів (оскільки вони в офісі), це може бути розцінено як реалізація необлікованого товару.

• Фінансова санкція (ст. 20 Закону про РРО) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-вр#n215 : Штраф у розмірі вартості товарів, які не обліковані, за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (наразі це 170 грн). Це стосується товарів, на які під час перевірки не було надано документів про походження.
• Адміністративна відповідальність (ст. 155-1 КУпАП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/8073-10#n1221 : Порушення встановленого законом порядку проведення розрахунків тягне за собою штраф від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів (85–170 грн) на осіб, які здійснюють розрахункові операції, та від 10 до 20 (170–340 грн) на посадових осіб.
• Пункт 121.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2408 : Незабезпечення зберігання первинних документів тягне за собою штраф у розмірі 1020 гривень (при повторному порушенні протягом року - 2048 грн).

Отже, якщо документи фактично існують в офісі, але відсутні в магазині в момент перевірки, суди іноді стають на бік бізнесу, якщо документи підвозяться протягом перевірки. Проте ДПС зазвичай займає жорстку позицію: документи мають бути там, де товар. Тому перед початком перевірки заздалегідь потурбуйтесь про наявність всіх необхідних документів в точці продажу товарів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!