Відшкодування коштів за авансовим звітом: податкові нюанси

Відшкодування витрат працівнику не буде оподатковуватися як додаткове благо, якщо витрати підтверджені оригіналами первинних документів та пов'язані з господарською діяльністю підприємства. Однак у вашій ситуації є суттєвий ризик через перевищення ліміту готівкових розрахунків.

Згідно з Податковим кодексом України, пп. 170.9.1, сума відшкодованих витрат на господарські потреби підприємства не включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника, якщо:

• витрати здійснені для виконання трудових функцій (зв'язок із господарською діяльністю);
• працівник надав оригінали підтвердних документів (фіскальний чек РРО/ПРРО, акт наданих послуг);
• керівник затвердив «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» (авансовий звіт).

Якщо ці умови виконані, ПДФО (18%) та військовий збір (5%) не утримуються. Право на відшкодування витрат, понесених в інтересах підприємства, також гарантоване Цивільним кодексом України, ст. 1160.

Ризик перевищення ліміту готівкових розрахунків Сума операції становить 13 200 грн. Згідно з Положенням НБУ №148, п. 6, суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах 10 000 гривень.

Оскільки працівник діяв від імені ТОВ, оплата готівкою в касу ПП суми понад 10 000 грн є порушенням касової дисципліни. Це не робить виплату оподатковуваним доходом працівника, але загрожує адміністративним штрафом для посадових осіб ТОВ та ПП (від 1700 до 3400 грн згідно зі ст. 163-15 КпАП).

Для того, щоб перевіряючі не визнали цю суму додатковим благом (згідно з ПКУ, пп. 164.2.17), у вас мають бути:

1. Договір між ТОВ та ПП на надання послуг екскаватора.
2. Акт наданих послуг, де замовником вказано ТОВ.
3. Фіскальний чек або квитанція до прибуткового касового ордера, що підтверджує оплату.
4. Авансовий звіт, затверджений керівником.

Якщо документальне підтвердження зв'язку з діяльністю ТОВ буде відсутнє, сума 13 200 грн буде вважатися додатковим благом. У такому разі доведеться утримати ПДФО 18% (із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512) та військовий збір 5% (без коефіцієнта).

Щоб уникнути штрафу за перевищення ліміту 10 000 грн, у майбутньому такі платежі слід проводити через банк (безготівково) або розбивати оплату на два різні дні (двома чеками по сумі, що не перевищує 10 000 грн на день). Наразі, для уникнення податків із працівника, головне — наявність акта наданих послуг на ім'я ТОВ та фіскального чека.

Раді допомогти, звертайтесь ще!