Коректне оформлення документів при зміні строку відрядження працівника

Керівник має право продовжити відрядження, якщо працівник не встиг повернутися вчасно.

Таке право закріплено в Інструкції № 59 (п. 10 розд. II і п. 4 розд. III https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n37). Хоча її норми формально обов'язкові лише для бюджетників, комерційні підприємства можуть скористатися тими самими правилами за аналогією — і закріпити їх у власному Положенні про відрядження.

Підставою для продовження є доповідна записка — від самого працівника або його безпосереднього керівника. На її основі видається наказ. Згідно з Інструкцією № 59, наказ оформляють після того, як працівник повернувся на постійне місце роботи. У документі обов'язково вказують причину затримки.

Якщо працівнику видали додатковий аванс до подання звіту за попередній — це не порушення: обидві виплати стосуються одного й того самого відрядження.

Після підписання наказу всі витрати за дні затримки — добові, проживання, проїзд та інші — відшкодовуються працівнику на загальних підставах, тобто в тому самому порядку, що й витрати за решту днів відрядження.

Оподаткування

За наявності наказу про продовження та підтвердних документів (квитків тощо) додаткові добові не вважаються надміру витраченими коштами і не підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Якщо працівник затримався у відрядженні без поважних причин, тоді не потрібно виплачувати йому заробітну плату за дні затримки, а також відшкодовувати йому добові, витрати на найм жилого приміщення та інші витрати (абзац третій п. 10 розд. II і абзац п’ятий п. 4 розд. III Інструкції № 59).

А ось витрати на проїзд до місця відрядження і назад, вважаємо, мають бути відшкодовані працівнику на загальних підставах незалежно від причин затримки у відрядженні.

Зразки:

Наказ про продовження службового відрядження

Доповідна записка про продовження терміну відрядження

Раді допомогти, звертайтесь ще!