Виникнення питань щодо використання електронних довідок від нерезидентів

Маємо зазначити, що наразі позиція ДПСУ щоо довідок про резидентство, які надають нерезиденти в електронній формі, наведена в ЗІР (102.16, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43532):

"Чи потрібно легалізувати довідку (у т. ч. в електронному вигляді), яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір та яким чином?
Відповідь:
Так, потрібно, якщо в міжнародному договорі України не передбачено умов, що відміняють чи спрощують формальну процедуру проставлення апостиля або звільняють сам документ від легалізації.
...Відповідно до ст. 1 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 05 жовтня 1961 року (далі – Гаазька Конвенція) її дія поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.
Для цілей Гаазької Конвенції офіційними документами вважаються:
1) документи, які виходять від органу або посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;
2) адміністративні документи;
3) нотаріальні акти;
4) офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.
Відповідно до ст. 2 Гаазької Конвенції, кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території.
У частині першій ст. 3 Гаазької Конвенції встановлено, що єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення передбаченого ст. 4 Гаазької Конвенції апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.
Отже, офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого засвідчення шляхом консульської легалізації.
У частині другій ст. 3 Гаазької Конвенції визначено, що дотримання згаданої в попередній частині формальної процедури не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами відміняють чи спрощують цю формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.
На сьогодні між Україною та іншими державами діє більше ніж 70 міжнародних двосторонніх конвенцій (угод) про уникнення подвійного оподаткування. У зазначених конвенціях (угодах) не міститься положень щодо спрощення процедури або звільнення документів від легалізації.
У п. 30 Висновків і рекомендацій Спеціальної комісії із застосування Гаазької Конвенції, що відбулася у 2021 році, наголошується, що незалежно від формату офіційного документа апостиль, належним чином виданий однією Договірною стороною, відповідно до Конвенції повинен прийматися всіма іншими Договірними сторонами, для яких Конвенція є чинною. Договірні сторони повинні вживати активних заходів для забезпечення прийняття офіційних документів із електронним апостилем.
На сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права розміщено інформацію щодо держав, у яких запроваджено електронні реєстри, з активними посиланнями на такі реєстри (https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/operational-e-registers).
Також інформація про сайт, на якому можна перевірити дійсність апостиля, розміщується на самому апостилі.
Відповідно до п. 9 глави 7 розд. І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 (далі – Порядок № 296/5), нотаріус приймає для вчинення нотаріальних дій електронні документи та паперові копії електронних офіційних документів, що видані уповноваженими органами іноземних держав, з проставленим на них електронним апостилем.
Перевірка дійсності електронного апостиля на цих документах здійснюється за реєстрами країн – учасниць Гаазької Конвенції, відомості про які містяться на офіційному вебсайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права та/або за посиланням на електронний апостиль, наданий особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.
Після перевірки електронного апостиля нотаріус роздруковує з відповідного вебсайту документ з електронним апостилем та здійснює заходи, передбачені в п. 10 глави 7 розд. І Порядку № 296/5, а саме на копіях (фотокопіях) документів проставляється відмітка «Згідно з оригіналом», із проставленням дати, підпису нотаріуса.
Відповідно до ст. 8 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Згідно зі ст. 38 Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» встановлено, що електронні довірчі послуги не можуть визнаватися недійсними лише через те, що вони надані відповідно до вимог нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері електронних довірчих послуг в іноземних державах.
Отже, якщо в міжнародному договорі України не передбачено умов, що відміняють чи спрощують формальну процедуру проставлення апостиля або звільняють сам документ від легалізації, довідка, яка підтверджує, що:
нерезидент є резидентом країни – учасниці Гаазької Конвенції, з якою укладено міжнародний договір України, видана компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, вважатиметься належним чином легалізованою у разі, якщо оригінал довідки містить апостиль, передбачений у ст. 4 Гаазької Конвенції, та переклад довідки (її копія) нотаріально засвідчений відповідно до вимог глави 8 розд. ІІ Порядку № 296/5.
Довідка, яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни – учасниці Гаазької Конвенції, з якою укладено міжнародний договір України, видана компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України в електронному вигляді, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, з проставленим на ній електронним апостилем, вважатиметься належним чином легалізованою за умови нотаріального засвідчення електронного апостиля (шляхом проставляння на копії довідки з електронним апостилем відмітки «Згідно з оригіналом», а також дати, підпису нотаріуса відповідно до вимог пп. 9 – 10 глави 7 розд. І Порядку № 296/5) та нотаріально засвідченого перекладу довідки відповідно до вимог глави 8 розд. ІІ Порядку № 296/5.
Актуальний перелік країн, до офіційних документів яких застосовується процедура засвідчення апостилем, розміщено на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права, за посиланням:
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/statustable/print/?cid=41;
нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України та яка не є учасником Гаазької Конвенції, видана компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, вважатиметься належним чином легалізованою за умови наявності консульської легалізації.
Відповідні роз’яснення наведені в листі ДПС від 26.06.2025 № 16234/7/99-00-21-02-03-07, розміщеному за посиланням: Головна / Законодавство / Податкове законодавство / Листи / Лист ДПС від 26.06.2025 № 16234/7/99-00-21-02-03-07 (https://tax.gov.ua/zakonodavstvo/podatkove-zakonodavstvo/listi-dps/79581.html)."

Отже, ДПСУ визнає нотаріальну копію електронної довідки з апостілем, яку виготовляє нотаріус на папері, яка має юути перекладена на укоаїнську мову.

Таку довідку (нотаріальну копію з перекладом) Ви маєте отримати до того, як буде проведена виплата нерезиденту. Це визначає ст. 103 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n2311):

"103.4. Підставою для звільнення (зменшення) від оподаткування доходів із джерелом їх походження з України є подання нерезидентом з урахуванням особливостей, передбачених пунктами 103.5 і 103.6 цієї статті, особі (податковому агенту), яка виплачує йому доходи, довідки (або її нотаріально засвідченої копії), яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України (далі - довідка), а також інших документів, якщо це передбачено міжнародним договором України.

103.5. Довідка видається компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, і повинна бути належним чином легалізована, перекладена відповідно до законодавства України.

103.6. У разі потреби така довідка може бути затребувана у нерезидента особою, яка виплачує йому доходи, або контролюючим органом під час розгляду питання про повернення сум надміру сплачених грошових зобов'язань на іншу дату, що передує даті виплати доходів.

У разі потреби особа, яка виплачує доходи нерезидентові, може звернутися до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням (місцем проживання) щодо здійснення центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, запиту до компетентного органу країни, з якою укладено міжнародний договір України, про підтвердження зазначеної у довідці інформації."

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!