Утримання витрат з корпоративної картки під час відрядження працівника

Вітаю. Працівник поїхав у відрядження на вантажному автомобілі за кордон. Вже перебуває досить тривалий час, проводить оплата з корпоративної картки. Суми витрат вже досить суттєві. Кошти на корпоративну картку перераховуємо так, як нам потрібно щоб він виконав замовлення і повернувся. Як з нього утримати чи повернути витрати понад суми добових? І як бути з непідтвердженими витратами (ми вже розуміємо що документів підтвердних не буде). Багато оплочено з картки підприємства витрат приватного характеру що не стосується відрядження. Дякую.

ОК

Олена, консультант

експерт

21.03.2026 | 13:35

Очікує відповідь

Визначити реальні витрати по відрядженню можливо за наслідками звітування по завершенні відрядження

Підстава для відрядження є наказ. Саме за наказом встановлений термін звітування. Відповідно за наказом проводиться дофінансування коштів на КПК.

По поверненні із відрядження працівник має прозвітувати із наданням підтвердних документів. На потребує підтвердних документів лише добові (пп.»а.» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ).

За відсутності підтвердних документів на понесені витрати або як що особисті витрати, працівник має повернути невикористані кошти до або разом зі звітуванням. Граничний термін звітування з метою оподаткування за пп. 170.9.3 ПКУ – до завершення місяця, що настає за місяцем завершення відрядження. Якщо кошти не повернуті – їх потрібно оподаткувати як надміру витрачені. База нарахування ПДФО 18% із коефіцієнтом 1,219512 (п. 164.5 ПКУ). ВЗ 5% без коефіцієнту. При цьому сплата податків не анулює заборгованість. Її все одно працівник має компенсувати роботодавцю шляхом внесення до каси або на розрахунковий рахунок або тримана із зарплати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!