Проблеми з оформленням прибуткової накладної та бухгалтерської довідки

На нашу думку, електронні документи, які надсилаються черед будь-якого надавача елктронних довірчих послуг (електронний документообіг), є звичайними первинними документами, якщо вони відповідають нормам ст. 9 Закону про бухоблік № 996 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155):

"2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг."

Тому за наявності первинного документу, створеного в електронній формі контрагентом, та отриманого Вами за допомогою сервісу обміну первинними документами, немає необхідності в складанні бухдовідки.

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text) визначає наступне:

"2.5. ...Якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг."

Отже, по-перше, правилами документообороту має бути передбачено складання внутрішнього документа (наприклад, акта) на операцію отримання товарів/послуг, якщо первиннйи длкумент постачальника затримується

По-друге, на підприємстві має бути затверджена форма такого внутрішнього документа (акта, або іншого документа).

По-третє, таким документом може бути бухгалтерська довідка, яка складається за формою додатку до Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом МФУ від 29 грудня 2000 року N 356 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0356201-00#n193).

В цьому внутрішньому документі Ви маєте вказати, зокрема:

- опис операції - яка операція відбувається (оприбуткування отриманоо товару відповідної номенклатури від постачальника ХХХ)

- кількість, ціна, сума операції

- дані посатчальника (від кого отримали)

- кореспонденція рахунків (якщо оформлюєте бухдовідку).

Як оформити такий внутрішній акт - див. https://7eminar.ua/news/7976-vnutrisnii-pervinnii-dokument-akt

Раді допомогти, звертайтесь ще!