Компенсація витрат на купівлю авто представником без трудових відносин

Так, можна авансовим звітом, але при дотриманні певних умов.

Відповідно до листа НБУ від 16.09.2013 р. № 11-112/13017 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v1301500-13#Text) підприємство має право видати кошти особі, яка не перебуває у трудових відносинах із ним (у тому числі засновнику), і така видача регулюється нормами ЦКУ.

Згідно із главою 68 ЦКУ, а саме ст. 1000 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4701):

1. За договором доручення одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Правочин, вчинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки довірителя.

2. Договором доручення може бути встановлено виключне право повіреного на вчинення від імені та за рахунок довірителя всіх або частини юридичних дій, передбачених договором. У договорі можуть бути встановлені строк дії такого доручення та (або) територія, у межах якої є чинним виключне право повіреного.

ст. 1007 ЦКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4725):

1. Довіритель зобов'язаний видати повіреному довіреність на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення.

2. Довіритель зобов'язаний, якщо інше не встановлено договором:

1) забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення;

2) відшкодувати повіреному витрати, пов'язані з виконанням доручення.

3. Довіритель зобов'язаний негайно прийняти від повіреного все одержане ним у зв'язку з виконанням доручення.

4. Довіритель зобов'язаний виплатити повіреному плату, якщо вона йому належить.

З цього випливає наступна картина та алгоритм дій:

Потрібно укласти Договір доручення на цю особу та прописати в ньому завдання непрацівника – повіреного, у Вашому випадку, щодо придбання авто від імені та за рахунок підприємства, функції щодо укладення договору з постачальником авто, приймання авто у постачальника, проведення розрахунків з постачальником, реєстрація авто тощо.

Наказ на видачу довіреності: Обов'язково видати наказ по підприємству, у якому зазначити: «Надати повноваження громадянину (ПІБ) на представлення інтересів ТОВ у сервісних центрах МВС для реєстрації авто...». Це документально пов'язує фізичну особу з господарською діяльністю фірми.

Довіреність: Має містити чіткий перелік повноважень (купівля, реєстрація, підпис документів, оплата зборів тощо).

Додаткові документи для проведення в обліку:
Нотаріальна довіреність (обов'язково для дій у Сервісних центрах МВС від імені юрособи).
Договір купівлі-продажу автомобіля, де покупцем вказано саме ТОВ (через представника).
Квитанції про сплату зборів (Пенсійний фонд, реєстраційні послуги). Якщо в квитанції ПІБ людини, то в призначенні платежу в ідеалі має бути вказано: «через [ПІБ] за [Назва ТОВ] за реєстрацію авто».

Важливо! Щоб сума компенсації, виплачена на користь цієї особи по авансовому звіту відповідно до Договору доручення, не вважалася доходом фізособи, важливо, щоб у договорі було чітко вказано, що ці кошти є компенсацією фактично понесених витрат на користь довірителя, а не оплатою за послуги. Також в платіжному дорученні в призначенні платежу треба чітко вказати, що це є компенсація відповідно до такого-то Договору доручення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!