Облік невиданого фірмового одягу при звільненні працівника

AI правильно вказав основну норму, але оскільки ваша ситуація має важливі практичні нюанси, я доповнюю відповідь персональним коментарем:

Неповернення одягу потрібно зафіксувати актом із зазначенням працівника, найменування комплекту, дати його видачі, вартості та обов’язку повернути при звільненні. Подальший облік залежить від рішення підприємства: стягувати вартість одягу чи безоплатно залишити його працівникові. (* в відповіді АІ був розглінутий лише один варіант)

Якщо одяг обліковувався як МШП і його вартість уже списали на витрати при видачі в користування, повторно списувати 4 000 грн на витрати не потрібно. На підставі акта його знімають з оперативного кількісного обліку за працівником.

Якщо працівник відшкодовує вартість, проведення будуть такими:

Визнання заборгованості працівника за неповернений одяг — Дт 375 – Кт 716.

Надходження відшкодування до каси або на рахунок — Дт 301, 311 – Кт 375.

Утримання погодженої суми з остаточного розрахунку — Дт 661 – Кт 375.

Примусове утримання оформлюють із дотриманням підстав, строків та обмежень, установлених ст. 128 і 136 КЗпП. Сам факт неповернення одягу не дає права утримати всю суму остаточного розрахунку: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text.

За повного відшкодування вартості доходу у працівника не виникає, тому ПДФО, військовий збір та ЄСВ на суму відшкодування не нараховують. Для платника ПДВ потрібно окремо визначити характер операції: відшкодування шкоди чи погоджена передача одягу у власність за плату. Якщо оформлюється саме постачання, нараховують ПДВ з урахуванням мінімальної бази за п. 188.1 ПКУ. Якщо 4 000 грн — погоджена ціна з ПДВ, податок у ній становить 666,67 грн; якщо це база без ПДВ — 800 грн.

Якщо підприємство вирішило безоплатно передати одяг працівникові, це оформлюють рішенням керівника та документом про передачу. Вартість фірмового одягу, на який не поширюється звільнення для обов’язкового спецодягу, утворює оподатковуваний дохід. За вартості негрошового доходу 4 000 грн ПДФО з натуральним коефіцієнтом становить 878,05 грн, військовий збір без коефіцієнта — 200 грн. Дохід відображають у додатку 4ДФ; питання ЄСВ вирішують з урахуванням того, чи перебуває особа у трудових відносинах на дату її нарахування.

Для платника ПДВ безоплатна передача також потребує нарахування податкових зобов’язань за п. 188.1 ПКУ:

Нарахування ПДВ на безоплатну передачу — Дт 949 – Кт 641/ПДВ.

Якщо вартість одягу вже була віднесена на витрати при видачі, окреме проведення Дт 949 – Кт 661 на ті самі 4 000 грн лише для відображення додаткового блага робити не потрібно: це призведе до повторного визнання витрат. Податковий дохід працівника та утримання податків слід відобразити в розрахункових регістрах без дублювання вартості одягу. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Раді допомогти! Якщо виникнуть додаткові запитання — звертайтеся 😊