Чи можна компенсувати витрати засновника без заробітної плати

Компенсувати засновнику ці витрати можна, але оформлювати їх як класичний авансовий звіт підзвітної особи не потрібно і формально немає підстав, оскільки трудових відносин немає. Витрати відшкодуйте на підставі підтвердних документів і бухгалтерської довідки (або рішення засновника), а самі ключі поставте на облік у юрособи.

Обґрунтування

1. Статус засновника без зарплати означає відсутність трудових відносин. Якщо статутом передбачено, що власник безпосередньо управляє підприємством без укладення трудового договору, то він не є найманим працівником, не обіймає посаду директора і не отримує зарплату, але має право підписувати договори, акти, звітність тощо, при цьому не ведуться штатний розпис, табель і не подається «зарплатна» звітність щодо нього, за умови що це прямо закріплено у статуті та рішенні власника з відображенням в ЄДР, як випливає зі статей 88 і 97 Цивільного кодексу України.

2. Авансовий звіт прив’язаний до режиму «підзвітних сум» працівників і членів керівних органів. Норми про підтвердження витрат через авансовий звіт та виписки з рахунку (зокрема, у п. 170.9.2 ПКУ) прив’язані до ситуацій, коли платник податку виконує відрядження або окремі дії в інтересах підприємства і застосовує платіжний інструмент, а відшкодування йому коштів оформлюється як розрахунок із підзвітною особою, при цьому йдеться про працівників чи осіб, прирівняних до них для цілей відряджень і підзвітних сум, що видно із застосування п. 170.9.2 ПКУ до працівників у наведених роз’ясненнях щодо компенсації поштових та банківських витрат (п. 170.9.2 ПКУ).

3. Для оплати господарських витрат директором/посадовою особою авансовий звіт не є обов’язковим навіть при наявності трудових відносин. Для ситуації, коли директор сплачує власною чи корпоративною карткою господарські витрати (наприклад, банківські комісії), достатньо подати до бухгалтерії платіжні документи та виписку з картки, а бухгалтер відображає це через бухдовідку; авансовий звіт встановленої форми складати не потрібно, що прямо зазначено з посиланням на п. 170.9.2 ПКУ (п. 170.9.2 ПКУ). За аналогією, щодо засновника, який діє як орган управління без трудового договору, доцільно оформити:

   • його заяву/службову записку про понесені витрати;
   • копії рахунків/квитанцій на ЕЦП та печатку;
   • виписку з особистої картки, яка підтверджує оплату саме ним;
   • бухгалтерську довідку про віднесення вартості ключів на відповідний рахунок (як нематеріальний актив) і про виникнення заборгованості перед засновником.

4. Компенсація оформлюється як відшкодування витрат, а не як виплата зарплати чи підзвітних сум. Оскільки засновник у вашій моделі управління не є працівником і не одержує зарплату, компенсацію варто виплачувати як повернення понесених ним витрат в інтересах ТОВ на підставі корпоративного рішення або бухгалтерської довідки з доданими підтвердними документами, перерахувавши кошти на його особистий рахунок або виплативши готівкою, при цьому типова форма авансового звіту може взагалі не застосовуватись, оскільки статус підзвітної особи за трудовим законодавством у нього відсутній.

Коректніше оформити саме відшкодування витрат засновнику на підставі документів і бухдовідки, а не «авансовий звіт працівника».

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?