Правила оформлення подорожнього листа для відрядження за кордон

Доброго дня! Як правильно оформлювати подорожній лист для відрядження за кордон ?
Хочемо компенсувати витрати на паливно-мастильні матеріали, а саме, бензин на підставі чеків з АЗС (не резиденти)
Можете розписати покроковий та детальній план, починаючи з оформлення наказу до створення відомомсті підзвітним особам.

ІК

Ірина, консультант

експерт

13.02.2026 | 21:25

Очікує відповідь

Для правомірного оформлення подорожнього листа та компенсації витрат на пальне за кордоном необхідно розробити власну форму документа, видати наказ про відрядження, забезпечити працівника авансом та зібрати підтвердні документи (чеки АЗС) для подальшого звітування.

Крок 1. Організаційне забезпечення (до виїзду)
Оскільки типові форми подорожніх листів скасовані, підприємство має самостійно затвердити форму документа наказом про облікову політику або окремим розпорядженням Закон про бухоблік, ст. 9.

Встановіть норми витрат пального для конкретного авто (можна на основі технічної документації або контрольних замірів) Якщо автомобіль не є власністю компанії (належить працівнику), обов’язково укладіть договір оренди або позички. Без цього компенсація пального вважатиметься «додатковим благом» і оподатковуватиметься ПДФО (18%) та військовим збором (5%)

Крок 2. Оформлення наказу на відрядження
Наказ є основною підставою для поїздки.

Крок 3. Видача авансу
Роботодавець зобов'язаний видати аванс на проїзд, проживання та добові Кодекс законів про працю, ст. 121. Найзручніше використовувати корпоративну картку або перерахувати кошти на особисту картку працівника

Крок 4. Складання подорожнього листа

Крок 5. Збір іноземних чеків АЗС
Чеки від нерезидентів мають бути оформлені згідно із законодавством країни, де відбулася заправка Інструкція №59, п. 14 розд. І. Якщо чеки складені іноземною мовою, на вимогу податківців підприємство має забезпечити їх переклад за власний кошт Податковий кодекс України, пп. 170.9.1.

Крок 6. Звітування та відомість (Авансовий звіт)
Після повернення працівник подає документи. Авансовий звіт: обов’язковий, якщо використовувалася готівка або виник оподатковуваний дохід (наприклад, перевищення добових) Податковий кодекс України, пп. 170.9.4.
Підтвердні документи: чеки АЗС, квитанції за платні дороги, подорожній лист.

Бухгалтерія на основі подорожнього листа порівнює фактичні витрати з нормативними та складає акт на списання

Подорожній лист і пальне: як правильно списувати, щоб не було штрафів https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

Відрядження починається з наказу, в якому зазначаються всі ключові деталі поїздки, такі як ім'я працівника, мета та тривалість відрядження. Підтверджувальні документи включають квитки, рахунки за проживання тощо. Компенсація витрат, пов'язаних з відрядженням, регулюється законодавством та залежить від поданих підтверджувальних документів. Детальніше – у статті https://7eminar.ua/news/1167-vidryadzennya-za-kordon

Раді допомогти, звертайтесь ще!