Перелік документів для ТОВ на загальній системі оподаткування

Повний перелік документів визначається видами операцій ТОВ, але законодавство чітко встановлює обов’язкові категорії документів, форму їх зберігання та мінімальні вимоги до облікових регістрів і звітності.

Підставою для організації зберігання документів є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Закон не містить «виключного» переліку документів, однак вимагає зберігати всі документи, що підтверджують господарські операції та показники звітності (ст. 9, ст. 11 Закону № 996).

До первинних документів, які обов’язково мають бути сформовані та збережені, належать усі документи, що фіксують факти господарської діяльності: договори з контрагентами, рахунки, акти виконаних робіт або наданих послуг, видаткові та прибуткові накладні, товарно-транспортні накладні (за наявності перевезень), банківські виписки та платіжні документи, касові ордери і касова книга (у разі здійснення готівкових операцій), авансові звіти, кадрові накази, табелі обліку робочого часу, розрахунково-платіжні відомості із заробітної плати, документи з обліку основних засобів, запасів та інвентаризації. Первинні документи можуть зберігатися в електронній формі за умови їх створення відповідно до вимог законодавства та накладення кваліфікованого електронного підпису, що забезпечує їх цілісність і автентичність (ст. 9 Закону № 996, п. 2.5, п. 6.2 Положення № 88). Документи, складені без КЕП або отримані на папері з власноручними підписами, мають зберігатися в паперовому вигляді.

Облікові регістри бухгалтерського обліку формуються на підставі первинних документів і повинні забезпечувати систематизацію та узагальнення інформації про господарські операції (п. 1.2 Положення № 88, Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, наказ Мінфіну від 30.11.1999 № 291). До таких регістрів належать оборотно-сальдові відомості за рахунками, журнали-ордери та відомості (залежно від обраної форми обліку), аналітичні регістри за розрахунками з контрагентами, бюджетом, персоналом, а також Головна книга. Законодавство не встановлює обов’язку щомісячного друку цих регістрів: регістри, сформовані в електронній формі, можуть зберігатися електронно за умови можливості відтворення їх на папері та перевірки цілісності даних (п. 6.4 Положення № 88). Надання паперових копій є обов’язковим лише на вимогу контролюючих органів (ч. 6 ст. 9 Закону № 996).

Для цілей податкового обліку з ПДВ ТОВ повинно мати сформовані регістри, що підтверджують показники податкової декларації: дані про податкові зобов’язання та податковий кредит, зареєстровані податкові накладні і розрахунки коригування відповідно до вимог Податкового кодексу України (п. 44.1, п. 201.1 ПКУ). Такі регістри можуть зберігатися в електронній формі в обліковій системі та не підлягають обов’язковому друку, якщо забезпечено їх збереження та доступність.

Фінансова звітність (баланс, звіт про фінансові результати та інші форми) і податкова звітність (декларація з податку на прибуток, декларація з ПДВ з додатками, об’єднана звітність з ПДФО, військового збору та ЄСВ) подаються в електронній формі та зберігаються разом із квитанціями про прийняття (ст. 11 Закону № 996, п. 49.3 ПКУ). Друк такої звітності не є обов’язковим, якщо вона підписана КЕП і збережена в електронному вигляді.

Строки зберігання документів

https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv калькулятор

Згідно з пунктом 1.7 Переліку типових документів, що створюються в діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, строки зберігання, передбачені у Переліку, є мінімальними.

Строки зберігання бухгалтерських документів для приватних підприємств України за ПКУ становлять:

1825 днів (5 років) — для бухгалтерських документів та договорів, що стосуються податкового обліку, у т.ч. первинної документації, реєстрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, банківських виписок, актів виконаних робіт, накладних, що стосуються діяльності платника податків (як на загальній, так і на спрощеній системі оподаткування).
Цей строк обчислюється з дати подання податкової звітності, до якої були включені такі документи.
1095 днів (3 роки) — для інших документів, якщо інше не передбачено окремими нормами.
Строк із 18.03.2020 по 30.07.2023 (період дії воєнного та «карантинного» мораторіїв) не включається до загального строку зберігання — його потрібно додати додатково до розрахунку мінімального строку.
Кадрові документи зберігаються відповідно до окремих нормативів, не менше 75 років — залежно від виду документа (особові справи, картки тощо).
Нормативне обґрунтування:

п. 44.3.2 Податкового кодексу України: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1120

Раді допомогти, звертайтесь ще!