Документи для підтвердження витрат на готель під час відрядження

Для підтвердження витрат на проживання в готелі при розрахунку особистою карткою працівник має надати рахунок від готелю з деталізацією послуг, фіскальний чек та виписку з власного карткового рахунку.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження за наявності підтвердних документів. До таких документів належать:

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Оскільки працівник розрахувався карткою, банківська виписка є первинним документом, що підтверджує факт та суму оплати, якщо це оплата через термінал або небанківські системи оплати- потрібен ще фіскальний чек. Підтвердженням факту надання послуг буде рахунок- фактура, або рахунок та акт (з переліком послуг та їх вартістю).

Щодо інших докуменів. Реєстраційних документи ФОП бажані для внутрішнього контролю бухгалтерії щодо видів діяльності такого підприємця. Вимога щодо отримання виписки ФОП застосовується при наданні послуг безповередньо підприємству, в 4ДФ такого ФОП ви не відображаєте, адже послуги надані підзвітній особі- працівнику.

Підтвердження бронювання є лише допоміжним документом і не замінює рахунок за фактичне проживання. Тому її можна не додават до документів для підтвердження відрядження.

У випадках, коли вищезазначені підтвердні документи перебування працівника у відрядженні відсутні- підтвердження бронювання (замість, наприклад, рахунку-фактури) буде підставою відшкодувати витрати у відрядженні на оплату готелю, але потрібно буде оподаткувати такі витрати як додаткове благо (пп. 164.2.17 ПКУ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!