Обов'язковість штатного розпису для бухгалтерів по заробітній платі

Чи обов’язково бухгалтеру по заробітній платі мати штатний розпис?

🔹 До 28.08.2025 року — так, було обов’язково.
Це прямо було передбачено ст. 64 Господарського кодексу України (ГКУ), яка поки що чинна: підприємство зобов’язане мати штатний розпис, що визначає чисельність працівників, їх посади та посадові оклади.

🔹 Після 28.08.2025 року — ні, не обов’язково.
З цієї дати набрав чинності Закон № 4196-IX, згідно з яким ГКУ втративь чинність, а значить і вимога щодо обов’язковості штатного розпису зникне. Надалі підприємства самостійно вирішуватимуть, чи використовувати штатний розпис, чи запровадити інші документи, які фіксують структуру та оплату праці.

Однак держоргани (Мінекономіки та Держпраці) у своїх листах (зокрема, Мінекономіки від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09) рекомендують продовжувати використовувати штатний розпис як ключовий документ у кадровій та зарплатній роботі. Він потрібен для:

обґрунтування прийняття, переведення та звільнення працівників,
визначення посадових обов’язків,
формування посадових інструкцій,
коректного ведення документації, включаючи додаток 5 до Податкового розрахунку.

Чи обов’язково зазначати Фонд оплати праці (ФОП) у штатному розписі?

-- Ні, закон прямо цього не вимагає, але на практиці ФОП у розписі зазначають, бо:

він допомагає планувати витрати на оплату праці,
дає змогу обґрунтувати резерви для відпусток тощо.
-- Щодо працівників із погодинною оплатою та підсумованим обліком робочого часу — не потрібно кожного місяця змінювати штатний розпис.
У такому випадку достатньо вказати погодинну тарифну ставку в штатному розписі, а розрахунок місячного фонду оплати праці здійснювати за табелем фактично відпрацьованого часу. Це відповідає загальній практиці та дозволяє уникати щомісячних змін до розпису.

Отже, після 28.08.2025 штатний розпис — формально не обов'язковий, але його наявність залишатиметься рекомендованою практикою. ФОП у штатному розписі необов’язковий, але доцільний, а щомісячне коригування ШР через погодинні ставки не потрібне — достатньо правильно організувати табель обліку часу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!