У вашій ситуації водій не повернувся з закордонного відрядження і повідомив про це через вайбер, але офіційного звернення чи пояснення не подав. Правильне оформлення звільнення в такому випадку має чітку кадрову послідовність, щоб уникнути ризиків при перевірках чи потенційних судах.

1. Зафіксуйте відсутність працівника на роботі
Складіть акт про відсутність працівника на роботі за формою, що підписаний двома або більше співробітниками, які засвідчують факт неявки. Це важливий документ‑доказ.

2. Попросіть офіційних пояснень
Надішліть працівнику письмовий запит на електронну пошту або месенджер, який він вказував, з вимогою надати офіційне пояснення причини відсутності у визначений строк (наприклад, 3 робочі дні). Це стандартна процедура, яку застосовують у разі відсутності працівника без поважних причин.
Докладніше див. тут: https://7eminar.ua/news/5455-vodii-vtik-za-kordon-i-ne-planuje-povertatis-yak-oformiti

3. Аналіз пояснень або їх відсутність
– Якщо працівник надасть поважні пояснення та документи (наприклад, серйозні сімейні обставини, стан здоров’я тощо), оцініть їх і вирішіть, чи може бути причина відсутності визнана поважною. У період військового стану оцінка поважності має дуже значний вплив, і роботодавець повинен бути обережним.
– Якщо пояснень немає або вони неповажні, можете вважати його відсутність прогулом.

4. Оформлення звільнення за прогул
Якщо причини відсутності не поважні, оформляється звільнення за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України. Рішення про звільнення оформлюється наказом роботодавця про звільнення за прогул, проводиться остаточний розрахунок згідно з законодавством, виплачується компенсація за невикористану відпустку у разі наявності.
Для документального підтвердження до наказу додаються: акт про відсутність, копія запиту пояснень, копія відповіді або акт про відмову/відсутність відповіді.

5. Якщо працівник тривалий час відсутній і немає зв’язку
Якщо немає жодної інформації про місцезнаходження працівника понад 4 місяці, і причина відсутності невідома, застосовується інша підстава — п. 8‑3 ч. 1 ст. 36 КЗпП України. У цьому разі також складається відповідна документація (акт про нез’явлення, табель із кодом «НЗ» тощо) і наступний наказ про звільнення.
Докладніше див. тут: https://7eminar.ua/news/5455-vodii-vtik-za-kordon-i-ne-planuje-povertatis-yak-oformiti

6. Щодо трудової книжки
Якщо працівник не надасть заяву про пересилання книжки поштою, трудову книжку зберігають на підприємстві після звільнення до моменту, поки він не забере її сам.

7. Щодо бронювання/мобілізації
Якщо працівник був заброньований, а ви його звільнили, бронювання автоматично припиняється. Після звільнення роботодавець має повідомити ТЦК про це протягом встановленого строку.

У підсумку:
– Ви не можете звільнити працівника лише на підставі повідомлення у вайбері.
– Спочатку необхідно документально зафіксувати факт відсутності та запросити пояснення.
– Якщо пояснень не надано або вони неповажні — оформлюєте звільнення за прогул або, за наявності тривалої відсутності без зв’язку — за ст. 36 КЗпП.
– Всю процедуру супроводжуєте відповідними актами, наказами та запитами.

Це дозволить вам правомірно та без ризиків провести кадрові дії у такій ситуації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!