Облік фінансових операцій директора: поворотна допомога та авансовий звіт

Після фактичної сплати директором коштів до каси банку він має подати до підприємства звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Це дозволяє відобразити витрати в інтересах підприємства навіть у разі, якщо аванс попередньо не видавався (підпункт 170.9.4 Податкового кодексу України). До звіту додаються оригінали квитанцій банку. У квитанціях платником має бути вказано найменування підприємства, що дає змогу ідентифікувати платіж як такий, що здійснений від імені ТОВ. У бухобліку такі суми визнаються як заборгованість перед директором: дебет 641 або 631 — кредит 372.

Платник (у нашому випадку — підприємство) може здійснити оплату своїх зобов’язань через іншу особу. Головне, щоб така особа діяла в інтересах та з доручення підприємства. Це відповідає загальному підходу цивільного права: згідно зі статтею 527 Цивільного кодексу України, зобов’язання може виконати третя особа, якщо це не суперечить закону, договору або суті зобов’язання.

Схема із внесенням допомоги, потім видачею йому ж авансу з коштів такої допомоги — виглядає заплутаною та зайвою, адже фактично все було виконано абсолютно в рамках чинного законодавства і немає потреби в жодних маніпуляціях. Так, згідно з підпунктом 170.9.4 Податкового кодексу України, навіть якщо аванс не видавався, працівник (у тому числі директор) має право подати авансовий звіт, додавши документи, що підтверджують витрати на користь підприємства. Це поширена і допустима практика. Ніякої поворотної допомоги тут не потрібно.

Немає потреби оформлювати ПФД, якщо директор вже оплатив зобов’язання підприємства. Правильний і законний шлях — визнати заборгованість підприємства перед директором, оформити авансовий звіт, підтвердити призначення платежу квитанцією з банку, і повернути кошти в межах ліміту готівки або через банк. Терміни повернення таких коштів не встановлені. Діють загальні строки позовної давності — три роки, якщо вони не перериваються визнанням або частковим погашенням зобов’язання; тоді вони починають спливати знову. Таким чином, якщо немає можливості відшкодувати директору зараз, нехай ця заборгованість «висить» — вона нічим не гірша за поворотну фіндопомогу і тим більше не потребує дисконтування чи пролонгації. Це — поточне зобов’язання, за яким право вимоги вже настало, і тому про це мова не йтиме.

Раді допомогти, звертайтесь ще!