Оформлення подарунків: податкові накладні, видача та звітність

Розглянемо Ваші питання:

1) Документально:

• наказ про придбання та видачу подарунків;
• відомість видачі подарунків або видатковими накладними (02.01.2026)
• акт списання подарунків по видатковій відомості.

В бухобліку:

02.12.2025

• Дт 209 Кт 631 - отримали подарунки від постачальника
• Дт 644 (6412) Кт 631 - податковий кредит (якщо купили у платника ПДВ)

02.01.2026

• Дт 949 Кт 209 - списали роздані подарунки
• Дт 949 Кт 6412 - нарахували ПДВ-зобов`язання за п. 188.1 ПКУ, склали і зареєстрували зведену ПН.

2) ПДВ

При видачі подарунків виникають податкові зобов’язання з ПДВ.

Дарування відноситься до операцій з його постачання (п.п.14.1.191 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256) «…будь-яка передача права на розпоряджання товарами як власник, у тому числі продаж, обмін чи дарування такого товару…».

Відповідно виникає об’єкт оподаткування ПДВ згідно з п.185.1 «а» ПКУ ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4483).

Ви маєте нарахувати ПДВ та скласти 2 ПН.

Перша. На дату видачі подарунків потрібно скласти нульову ПН (на неплатника), тобто із зазначенням найменування подарунків, їх кількості, але без ціни.

Також, складаєте другу ПН з типом причини 15.

Є певні роз’яснення ДПС України щодо складення таких ПН:

«замість позначки «Х» зазначається код ознаки 3 та зазначається тип причини 15. Така податкова накладна отримувачу (покупцю) не надається. У рядках відведених для зазначення даних покупця постачальник (продавець) зазначає власні дані.

У табличній частині:

• у графі 2 зазначається опис (номенклатура) товарів/послуг постачальника (продавця), крім опису (номенклатури) товарів/послуг, також зазначається, «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст.ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання»;
• графи 3.1, 3.2.1, 3.2.2, 3.3, 4, 5 не заповнюються.
• інші графи заповнюються без особливостей»

«Складання ПН при безоплатному постачанні товарів / послуг» https://7eminar.ua/news/2494-skladannya-pn-pri-bezoplatnomu-postacanni-tovarivposlug

3) Можна видати, якщо дитині виповнилось 19 років.

Кожен роботодавець самостійно визначає вікову категорію дітей для надання подарунків. Як правило, подарунки видають неповнолітнім дітям. Згідно зі ст. 6 Сімейного кодексу України, це діти віком до 18 років. Але підприємство може самостійно закріпити в локальних документах інший граничний вік дітей.

4) Можна видати 2 подарунки (це залежить від рішення підприємства).

5) Так, видачу подарунків дітям відображаємо лише в Долдатку 4ДФ. Неоподатковуваний подарунок - ознака доходу «160».

Чий ІПН зазначати в 4ДФ (працівника чи дитини)?

Законодавство не визначає обмежень щодо віку отримання ІПН. Зараз він називається Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП). Саме тому і на діток можна отримати ІПН і за цим ІПН відобразити подарунки в 4ДФ.

Але це можливо і за ІПН батьків. Так, в ІПК від 11.10.2024 №4793/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК податківці роз’яснили, що оскільки отримувачем доходу у вигляді вартості подарунку є фізична особа (працівник), то юридична особа в 4ДФ зазначає реєстраційний номер облікової картки працівника (або серію та номер паспорта цього працівника, якщо він відмовився нього).

6) Можна видати подарунок дитині непрацівника. Законодавство цього не забороняє.

Оподаткування ПДФО та ВЗ виникає під час дарування подарунку, якщо його вартість не перевищує 2 161,75 грн.
Пп. 165.1.39 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3699 передбачено, що до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку не включається вартість дарунків, якщо їх вартість не перевищує 25 % однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі. В 2026 році це 2 161,75 грн.

Тобто, подарунок вартістю 300,00 грн. не підпадає під оподаткування.

У 4ДФ суму подарунка показують з ознакою доходу «160».

Зразки:

Наказ про придбання та видачу новорічних подарунків

Відомість на видачу дитячих новорічних подарунків

Додатково у матеріалах:

https://7eminar.ua/news/2463-podarunki-dityam-pracivnikiv-do-dnya-svyatogo-mikolaya-ci-na-novii

https://7eminar.ua/news/15164-podarunki-pracivnikam-dityam-klijentam-pervinka-buxoblik-opodatkuvannya-ta-zvitnist

Раді допомогти, звертайтесь ще!