Документування та облік компенсації вартості проїзду працівників вахтовиків

На підприємстві запроваджено вахтовий метод роботи. Працівники прибувають до місця роботи залізничним транспортом, вартість проїзду на якому компенсується підприємством. В якому вигляді та яким чином оформлювати первинні документи та на якому бух рахунку вести облік по ним

АК

Антон, консультант

експерт

24.12.2025 | 16:34

Відповідь надано

Оскільки в даному випадку мова йде не про відрядження, відшкодувати працівникам вартість проїзду без оподаткування не вийде. Для них це буде додатковим благом.

Підставою для відшкодування проїзду при вахтовому методі роботи є норми колективного договору (за наявності), положення про оплату праці, положення про вахтовий метод роботи або інші внутрішні нормативні документи роботодавця, а також підтверджуючі документи (квитки на проїзд).

Додатково підприємство може впровадити власну форму звітного документу на кшталт "авансового звіту", до якого будуть додаватись квитки, адже згідно з пп. 170.9.4 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) "авансовий звіт" в обов’язковому порядку складається тільки у двох випадках:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У інших випадках "авансовий звіт" не складається або складається за добровільним рішенням підприємства.

На підставі зазначених вище документів підприємство відображає витрати в обліку та проводить оподаткування доходу, який виникає у працівника.

Оскільки вахтовий метод не є відрядженням, застосувати норму пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ для відшкодування проїзду без оподаткування не вийде, тому у працівників виникає оподатковуваний дохід: утримується ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнту 1,219512 за ставкою 18%, та військовим збором без коефіцієнта за ставкою 5%.

Для підприємства виникатиме також і ЄСВ, адже перелік № 1170 виплат, які не є базою нарахування ЄСВ, не містить такого виду виплати.

У бухгалтерському обліку будуть наступні проведення:
Дт 91,92,94 ... Кт 372 - віднесено оплату за проїзд на витрати за напрямком

Дт 372 ... Кт 311 - відшкодовано витрати працівнику
Дт 661 ... Кт 6411 - утримано ПДФО із зарплати з натур. коефіцієнтом
Дт 661 ... Кт 642 - утримано ВЗ із зарплати

Дт 91,92,94 ... Кт 651 - віднесено на витрати ЄСВ на суму вартості проїзду

Раді допомогти, звертайтесь ще!