Як правильно зазначати номер наказу та його букви

Чинне законодавство не встановлює обов’язкового формату номерів внутрішніх розпорядчих документів підприємства, зокрема наказів про облікову політику, затвердження норм витрат палива чи створення постійно діючої комісії зі списання товарно-матеріальних цінностей. Порядок нумерації таких наказів підприємство визначає самостійно та закріплює у власних внутрішніх документах з організації діловодства.

Загальні підходи до оформлення та систематизації управлінських документів визначені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5. Хоча ці Правила є обов’язковими насамперед для суб’єктів публічного сектору, вони широко застосовуються як методична база і в діяльності суб’єктів господарювання приватного сектору.

Літери, що додаються до порядкового номера наказу (через дефіс, тире або інший розділовий знак), є літерними індексами, які використовуються для класифікації наказів за їх видом та спрощення обліку, пошуку і подальшого архівного зберігання. Застосування таких індексів не є обов’язковою вимогою законодавства, а належить до внутрішньої організації документообігу підприємства.

У практиці діловодства найчастіше використовуються індекси, що відображають зміст наказів: для наказів з основної діяльності застосовується індекс «-ОД», для адміністративно-господарських питань — «-АГ», для кадрових питань — «-К» або «-П». Накази про облікову політику, затвердження норм витрат палива та створення постійно діючої комісії зі списання ТМЦ належать саме до наказів з основної діяльності.

Таким чином, номер наказу може складатися як виключно з порядкового номера (наприклад, № 2), так і з порядкового номера з літерним індексом (наприклад, № 2-ОД). Обов’язку використовувати літерні індекси немає, однак їх застосування є допустимим і поширеним елементом систематизації внутрішніх розпорядчих документів, якщо такий підхід закріплений у внутрішній інструкції з діловодства підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!