Повернення коштів працівнику за оплату чужою карткою без порушень

Безпечним варіантом буде визнання цих витрат додатковим благом з відповідним оподаткуванням
В п.170.9.2 ПКУ зазначено умови, коли відшкодування працівнику таких витрат не включається до загального місячного оподатковуваного доходу і не підлягає оподаткуванню:
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

У вашому випадку той факт, що картка (платіжний інструмент) не належить працівнику і не дає змоги надати йому виписку з його банківського рахунку не відповідає зазначеним вище умовам. Навіть не зважаючи на те, що в платіжній інструкції зазначене прізвище вашого працівника.
Тому формально виходить, що працівник претендує на відшкодування витрат, які поніс не він особисто, а інша людина.
В такому випадку безпечним варіантом буде вважати таке відшкодування додатковим благом відповідно до пп.164.2.17 ПКУ.
При виплаті такого додаткового блага в повній сумі підприємство буде виступати податковим агентом і повинно буде донарахувати ПДФО за ставкою 18% з застосуванням "натурального" коефіцієнта 1,219512 по пп.164.5 ПКУ та військовий збір за ставкою 5%.
Таке додаткове благо також відображається в додатку 4-ДФ з кодом 126.

Також ви можете відшкодувати напряму так витрати власнику картки, з якої була проведена оплата. Але в такому разі, через те, що така фізична особа не є вашим працівником, то таке відшкодування теж зобов'язує утримати з такої фізичної особи при виплаті 18% ПДФО та 5% військового збору, а на картковий рахунок перерахувати залишок після утримання податків.Тобто, формально це буде виглядати як покупка товару/послуги у фізичної особи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!