Документальне оформлення та облік заправки ПММ працівників автомобілів

Така дія, у разі якщо на автомобілі працівників не оформлено договору оренди або позички (в цьому випадку такі автомобілі набувають статусу службових), є порушенням, оскільки будь-яка передача пального вважається його реалізацією (п. 14.1.212 ПКУ), а реалізовувати пальне мають право лише суб’єкти, які мають відповідну ліцензію, та при цьому виникає обов’язок зі сплати акцизного податку. Тобто така дія є неправомірною в принципі.

Якщо ж оформлено договір оренди або позички, то такі автомобілі використовуються в господарській діяльності підприємства, і їх заправка за рахунок підприємства здійснюється так само, як і заправка власних автомобілів підприємства. На такі автомобілі встановлюються норми споживання пального розпорядчим документом, ведуться подорожні листи, а списання пального проводиться на господарські витрати за актами, з урахуванням встановлених норм. При цьому передбачається, що використання автомобілів відбувається саме у межах господарської діяльності. Якщо ж це не так, і автомобіль використовується в особистих цілях, навіть попри те, що він перебуває в оренді підприємства, — це вважається додатковим благом для працівника. Під час оренди або позички власником авто тимчасово виступає підприємство, і тому негосподарське використання такого активу є доходом працівника у вигляді додаткового блага, з відповідним оподаткуванням: 18% ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта та 5% військового збору. Базою оподаткування вважається звичайна ціна послуги з надання автомобіля для особистих поїздок.

Інший варіант оформлення — це використання автомобіля працівника в господарській діяльності на підставі договору з компенсацією витрат. У такому випадку працівник самостійно заправляє авто та несе витрати на його обслуговування, а підприємство виплачує йому узгоджену договором або наказом компенсацію за використання особистого автомобіля у службових цілях. Така компенсація є іншим доходом у вигляді додаткового блага, оподатковується 18% ПДФО (без застосування коефіцієнта, оскільки виплата грошова) та 5% військового збору. ЄСВ на таку компенсацію не нараховується, оскільки це прямо передбачено у Переліку № 1170.

Якщо попри неправомірність цієї дії підприємство все ж заправляє за власний кошт (наприклад, за допомогою паливних карток) автомобілі працівників, які не перебувають в оренді у підприємства, то, крім порушення з боку самого підприємства, про яке йшлося вище, виникає також дохід працівника у вигляді додаткового блага. Це благо підлягає оподаткуванню: 18% ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта, 5% військового збору, а також ЄСВ (оскільки благо надається працівникам, з якими оформлені трудові відносини, а отже воно входить до складу інших заохочувальних та компенсаційних виплат як частина фонду оплати праці).

При цьому підприємство не має права на податковий кредит з ПДВ: воно зобов’язане скласти компенсуючі податкові накладні на придбане пальне відповідно до податкових накладних постачальників.

Витрати відносяться на рахунок інших операційних витрат, а податки утримуються з будь-якого оподатковуваного грошового доходу працівника (зазвичай із заробітної плати після основного оподаткування). Це жодним чином не нівелює факту, що сама по собі така дія є порушенням Закону № 481/95-ВР у частині ліцензування реалізації пального та Податкового кодексу України у частині обов’язковості реєстрації платником акцизного податку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!