Оформлення відрядження керівника за кордон: важливі нюанси та дати

Відрядження оформлюється наказом. У наказі про відрядження зазначайте:

• пункт призначення;


• назву організації, куди відряджається працівник;


• тривалість відрядження (дати вибуття та прибуття);


• мету поїздки та завдання (за потреби).

У наказі також зазначайте інші ключові моменти, зокрема, вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, за потреби зазначте, що працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні дні. У разі направлення у службове відрядження за запрошенням додайте його копію та програму заходів (за наявності).

Пунктом 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 визначено, що здійснені у відрядженні витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);


• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;


• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;


• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;


• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).

Якщо підтвердні документи відсутні - добові слід оподатковувати

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).

Якщо немає квитків або інших підтвердних документів, офіційно підтвердити факт перетину кордону можна через довідку Державної прикордонної служби України.

Отримати довідку може лише сам працівник або його представник за довіреністю. Інформація про перетин кордону конфіденційна і без згоди особи не надається третім особам.

Звернення можливе поштою або електронною поштою, у такому разі заява обробляється протягом 30 днів, а відповідь надсилається письмово. Процедуру можна прискорити, подавши заяву особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.

Детально про закордонні відрядження в нашому матеріалі https://7eminar.ua/news/1167-vidryadzennya-za-kordon

Раді допомогти, звертайтесь ще!