Відображення лікарняного по пологах у звітності за жовтень

У жовтневому розрахунку показуєте лише дату початку відпустки по вагітності та пологах у Д5, а самі декретні (нарахування і їх відображення в Д1 та 4ДФ) показуєте в розрахунку за листопад — у місяці їх фактичного нарахування.

Обґрунтування

1. Момент нарахування декретних — після статусу «Готовий до сплати». Е‑лікарняний по вагітності та пологах вважається виданим і набуває статусу «готовий до сплати» через 7 днів після відкриття, і лише після цього по ньому приймають рішення, нараховують допомогу та подають заяву‑розрахунок до ПФУ, що випливає з Порядку, затвердженого наказом Мінсоцполітики № 1234 (Порядок № 1234) та ст. 24 Закону № 1105. Тому, якщо лікарняний відкрито 28.10, а статус «готовий до сплати» і нарахування відбулося вже в листопаді, саме листопад є місяцем нарахування допомоги в обліку.

2. Що показати за жовтень. У додатку 1 за жовтень відображаєте тільки зарплату за фактично відпрацьовані дні до початку відпустки (тобто до 27.10 включно), без сум допомоги по вагітності та пологах. У додатку 5 за жовтень обов’язково показуєте дату початку відпустки по вагітності та пологах: у графі 7 код категорії застрахованої особи «5», у графі 10 — дату початку (28.10.2026), у графі 16 — реквізити наказу про надання відпустки, що відповідає вимогам Порядку №4.

3. Що показати за листопад у додатку 1. Оскільки допомога по вагітності та пологах нарахована в листопаді, її показують у додатку 1 саме за листопад, з розподілом загальної суми за місяцями відпустки, починаючи з жовтня. Для кожного місяця декрету формуєте окремий рядок: у графі 8 — код категорії застрахованої особи «42» або «43» (залежно від інвалідності), у графі 10 — місяць/рік, у графі 15 — дні відпустки в цьому місяці, у графах 16,17 — сума допомоги, у графі 20 — сума ЄСВ, як передбачено Порядком №4.

4. Відображення в додатку 4ДФ. Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО і військовим збором згідно з пп. 165.1.1 ПКУ, але має бути відображена в додатку 4ДФ того місяця, в якому її нараховано. У розрахунку за листопад у додатку 4ДФ показуєте суму допомоги: у графах 3а і 3 — сума допомоги, у графах 4а, 4, 5а, 5 — нулі/порожньо, у графі 6 — ознака доходу «128», як це встановлено Порядком №4.

У вашій ситуації всі суми декретних і ЄСВ по них відображайте в Об’єднаній звітності за листопад, а за жовтень — лише зарплату і початок декретної відпустки в додатку 5.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?