Потрібно оформити лист-звернення (запит на отримання такої допомоги) від військовослужбовця

Якщо в ваших статутних цілях прописано, що ви як неприбуткова благодійна організація можете надавати таку допомогу, в тому числі військовослужбовцям чи іншим особам, то тоді для документального оформлення та підтвердження саме діяльності в рамках статуту вам потрібно отримати в довільній формі запит, лист звернення з проханням такої фізичної особи про надання допомоги у вигляді продуктів харчування, шин тощо, що потрібні йому для виконання завдань із забезпечення оборони країни.

Також потрібно отримати копії документів, які підтверджують, що особа є саме військовослужбовцем, тобто проходить військову службу на даний момент (наприклад, військовий квиток, довідка з військової частини).
Це дозволить скористатися нормами пп. "а" пп. 170.7.8 Податкового кодексу України
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965
де зазначено, що не включається до оподатковуваного доходу благодійна допомога, надана учасникам бойових дій та військовослужбовцям для закупівлі або у вигляді товарів (робіт, послуг) за переліком, що визначається Кабінетом Міністрів України. Такий перелік, затверджений Постановою Кабміну від 24.02.2016 р. №112
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/112-2016-%D0%BF#Text
Він містить зокрема продукти харчування, товари для ремонту і послуги щодо обслуговування транспортних засобів, машин та устаткування. Автомобільні шини належать до цієї категорії як запчастини для ремонту та обслуговування транспорту.

Саме зазначений вище перелік документів буде підтвердженням того, що ви маєте право не утримувати та не нараховувати ПДФО та військовий збір з цих безкоштовних передач.
При самій передачі ви оформлюєте акт прийому передачі з переліком таких переданих продуктів, запчастин тощо.Зі зразком такого акту можете ознайомитися за посиланням.
Акт приймання-передачі благодійної допомоги товарами

У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку з ознакою доходу 187.

Раді допомогти, звертайтесь ще!