Укладання договору з таксі для відряджень: нюанси оформлення витрат

Так, можна укласти договір

Якщо працівники будуть здійснювати поїздки виключно в службових цілях - додаткового блага не буде.

Якщо такі послуги будуть надаватися регулярно та лише в разі потреби в службовій поїздці, керівник має видати наказ про користування послугами таксі працівниками. В наказі потрібно затвердити порядок цього користування та документи, якими воно оформлюватиметься працівниками.

Порядок оформлення поїздки може бути такий:

• службова записка працівника або начальника відділу з обґрунтуванням необхідності поїздки;
• маршрутний лист;
• звіт про поїздку із зазначенням її часу і мети.

Про необхідність оформлення внутрішнім документом підприємства із деталізації поїздок працівників в службових цілях та в межах господарської діяльності зазначає також ДПС у листі №719/ІПК/26-15-04-09-11 від 26.02.2021 р.

Отже, за умови належного документального оформлення внутрішніми документами підприємства, які підтверджують виконання працівником трудових функцій, такі витрати не будуть додатковим благом працівників.

Однак, якщо послугами таксі користуються в неробочий час, або для доставки працівників на роботу/з роботи, податківці можуть визнати користування таксі додатковим благом.

Аргументи ДПС (ІПК від 26.02.2021 № 719/ІПК/26-15-04-09-11) такі:

• ці витрати не пов’язані з виконанням трудових обов’язків працівниками, оскільки відбуваються поза межами робочого часу;
• поїздки працівника на таксі з дому до роботи й назад не пов’язані з господарською діяльністю підприємства;
• такі витрати носять персоніфікований характер, а значить оподатковуються ПДФО й військовим збором як додаткове благо на підставі пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ.

Можливість користуватися послугами таксі у відрядженні підтверджують податківці в ЗІР, категорія 103.17 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40124.

Зазначати в наказі на відрядження про можливість користування послугами таксі не потрібно.

Якщо таксі буде використовуватися лише відрядженими працівниками, безпечніше компенсувати ці витрати за авансовим звітом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!