Як правильно списувати паливо для перевізника в бухгалтерії

Списувати під акти виконаних робіт

Відповідно до ПСБО 16 п. 7 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o24 Витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені. Тому оскільки ви маєте складанні акти наданих послуг, то і витрати, пов'язані з отриманням цього доходу, мають бути відображені в тому ж періоді. Найбільш коректним з точки зору відповідності доходів і витрат є списання палива під кожен акт наданих послуг, якщо є можливість достовірно розподілити витрати. Якщо рейс розглядається як єдиний процес, допускається списання після повернення водія, але з обов'язковим внутрішнім регламентом щодо розподілу витрат між звітними періодами та належним документальним підтвердженням усіх етапів рейсу та виконаних перевезень.

Для списання палива також знадобиться первинний документ. Зазвичай для обліку роботи транспорту, використовують подорожній або маршрутний лист. Встановленої форми такого документа немає, тому підприємства розробляють власну форму, яку закріплюють внутрішнім розпорядженням керівника. Головна мета такого документа — зафіксувати фактичне витрачання палива конкретним автомобілем/водієм. Для цього у ньому записують залишок палива в баку автомобіля на початок дня (рейсу), кількість заправленого палива за день (рейс), пройдений за день (рейс) кілометраж і кількість залишку в баку на кінець дня (рейсу).

За необхідності в форму подорожнього/маршрутного листа додають додаткові графи, які допомагають визначити, скільки палива витрачено в межах норм, скільки понаднормово. Норми витрат палива підприємство закріплює внутрішнім наказом.

Часом в подорожній лист також додають і вартісні показники палива. Якщо подорожній лист використовується на підприємстві для списання витраченого палива, то без вартісних показників, звісно, не обійтися. Утім, це необов’язково. Жодний нормативно-правовий акт не змушує підприємство списувати паливо щоденно або за результатами кожного рейсу. Періодичність списання палива можна встановити в обліковій політиці виходячи із потреб підприємства, наприклад, раз на місяць. У такому разі доцільно ввести в документообік ще один документ, наприклад акт на списання палива. У ньому бухгалтерія буде фіксувати не лише кількість фактично витраченого палива, дані про які отримує на підставі подорожніх/маршрутних листів, але й вартість такого палива.

Вартість витраченого палива залежатиме від обраного методу оцінки вибуття запасів, запропонованих у п. 16 НП(С)БО 9. В акті також окремо виділяють вартість списаного палива в межах норм витрачання та понад норми. Це потрібно, бо такі суми розносять по різних рахунках: в межах норм суми проводять за Дт 23, 91, 92, 93 в залежності від напряму використання автомобіля, а понад норми — за Дт 947.