Для того, щоб списання палива не трактувалось як використання в особистих цілях, критично важливим є належне документальне оформлення кожного етапу його використання. Основним документом, що підтверджує списання палива на виробничі потреби, є Подорожній лист або його сучасні аналоги, а також Акти списання палива, які формуються на підставі первинних документів про його використання. Для того, щоб списання палива не трактувалось як використання в особистих цілях, критично важливим є належне документальне оформлення кожного етапу його використання. Основним документом, що підтверджує списання палива на виробничі потреби, є Подорожній лист або його сучасні аналоги, а також Акти списання палива, які формуються на підставі первинних документів про його використання.

Для підтвердження списання палива на виробничі цілі та уникнення його трактування як використання в особистих цілях, компанії необхідно використовувати комплексну систему документального оформлення, що включає:
1. Розроблені та затверджені форми подорожніх/маршрутних листів, які містять всі необхідні реквізити та інформацію про маршрути, пробіг та мету поїздок;
2. Наказ про встановлення норм витрат палива;
3. Акти списання палива, сформовані на підставі первинних документів;
4. Внутрішнє "Положення про використання службових автомобілів" та, за можливості, дані GPS-моніторингу.

У разі відсутності належного документального підтвердження (подорожніх/маршрутних листів, наказів про норми витрат, актів списання тощо) факт використання пального може бути розцінений контролюючими органами як використання в особистих цілях працівників ( пп. 164.2.17 ПКУ).
У такому випадку вартість списаного пального визнається додатковим благом працівника з відповідним нарахуванням ПДФО (18%), військового збору (5%)