Ліцензування перевезень вантажів: оформлення актів та документи

Щодо документального оформлення перевезень і взагалі по транспортній первинці, докладно див. статтю https://7eminar.ua/news/1648-transportna-pervinka-oblik-u-pereviznika

Діяльність з перевезення вантажів автомобільним транспортом (КВЕД 49.41) не завжди потребує ліцензування. Обов'язковість отримання ліцензії залежить від виду перевезень.

Згідно з Ліцензійними умовами, ліцензуванню підлягають:

міжнародні перевезення вантажів автомобільним транспортом;
перевезення небезпечних вантажів та небезпечних відходів автомобільним транспортом.
(Постанова КМУ «Про затвердження Ліцензійних умов...» № 1001 від 02.12.2015 р.)

Таким чином, якщо ваше підприємство здійснює виключно перевезення звичайних (не небезпечних) вантажів в межах України, отримувати ліцензію не потрібно.

Для належного документального підтвердження операції з перевезення вантажу та уникнення претензій з боку контролюючих органів, необхідно мати такий комплект документів:

1. Договір перевезення. Це основний документ, що регулює відносини між замовником та перевізником. Договір укладається у письмовій формі (Цивільний кодекс України, ст. 909).

2. Транспортний документ. Це ключовий документ, що підтверджує укладення договору перевезення та супроводжує вантаж. Залежно від маршруту, це може бути:

Товарно-транспортна накладна (ТТН) — для перевезень в межах України. Вона є основним документом на перевезення вантажів (Закон України «Про автомобільний транспорт», ст. 48).
Міжнародна автомобільна накладна (CMR) — для міжнародних автомобільних перевезень (Закон України «Про транспортно-експедиторську діяльність», ст. 9).
3. Акт виконаних робіт (наданих послуг). Це первинний документ, який підтверджує факт надання послуги, її обсяг та вартість, і є підставою для проведення розрахунків та відображення операції в бухгалтерському обліку.

Вимоги до оформлення акта виконаних робіт:
Хоча законодавство прямо не вимагає складання акта для послуг перевезення, на практиці він є необхідним для цілей бухгалтерського обліку. Акт повинен містити всі обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9:

назву документа («Акт наданих послуг» або «Акт виконаних робіт»);
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру (наприклад, «Послуги з перевезення вантажу»);
посади осіб, відповідальних за здійснення операції;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в операції.
Щоб уникнути питань від податкових органів щодо реальності операції, в акті рекомендується максимально деталізувати надану послугу. Прямої вимоги дублювати в акті весь маршрут немає, однак для чіткої ідентифікації операції варто зазначити:

Маршрут перевезення (як мінімум, пункти завантаження та розвантаження).
Дані про автомобіль (марка, державний номер).
Посилання на первинний транспортний документ, на підставі якого здійснювалось перевезення. Наприклад: «Послуги з перевезення вантажу за маршрутом Київ – Львів згідно з ТТН №123 від 31.10.2025 р.».
Такий підхід дозволяє виконати вимоги законодавства, оскільки акт разом із зазначеною ТТН (або CMR) дають повне уявлення про надану послугу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!