Витрати на водія та пальне: як обліковувати у бізнесі

Поїздка акціонера сама по собі не є господарською операцією. Потрібно довести, що мета його поїздки з-за кордону в Україну пов’язана з діяльністю вашої компанії (наприклад, участь у загальних зборах, ведення переговорів, вирішення стратегічних або фінансових питань). Повинні бути належні первинні документи, які це підтверджують (протокол загальних зборів, запрошення на переговори, наказ про службову поїздку, документи про результати візиту тощо).

Згідно з п. 170.9.1 ПКУ, витрати на відрядження можуть бути відшкодовані не тільки працівнику компанії, але й члену керівного органу, яким є акціонер. Таким чином, за наявності підтверджених господарських цілей поїздки, витрати на його супровід можуть вважатися витратами, пов’язаними з господарською діяльністю.

Щодо водія, найнятого за договором цивільно-правового характеру. Заборона на найм водіїв за ЦПХ встановлена лише для підприємств, що здійснюють господарську діяльність з перевезення пасажирів або вантажів (ст. 18 Закону України «Про автомобільний транспорт»). У вашому випадку перевезення виконується не як господарська послуга, а виключно для власних потреб компанії — тобто найм водія за ЦПХ є правомірним.

Однак слід враховувати загальні ризики перекваліфікації договору ЦПХ у трудові відносини — особливо у випадку, якщо:

послуга виконується неодноразово;
передбачено графік роботи чи підпорядкування внутрішньому розпорядку;
компанія надає ресурси для виконання (авто, паливну картку).
Щоб зменшити ці ризики:

у договорі чітко зафіксуйте предмет — одноразова послуга з результатом (наприклад, супровід пасажира за маршрутом Х-У у визначений термін);
оплату здійснюйте на підставі акта приймання-передачі послуг;
уникніть згадок про підпорядкування, робочий графік чи інші ознаки трудових відносин.
Для обґрунтування списання пального рекомендується оформити подорожній або маршрутний лист, навіть у довільній формі, затвердженій внутрішнім наказом. Це дозволить зафіксувати пробіг і обґрунтувати обсяг списаного пального. Також має бути наказ або розпорядження щодо затвердження норм витрат пального на відповідний транспортний засіб.

Таким чином, за умови належного оформлення та підтвердження господарської мети поїздки акціонера, як і одноразового характеру послуги з перевезення, витрати на оплату послуг водія та витрати пального можуть бути обґрунтовано віднесені до господарських витрат підприємства (із збережнням податкового кредиту по таких витратах).

Раді допомогти, звертайтесь ще!