Облік штрафів та повернення коштів працівником в бухгалтерії підприємства

Сплата підприємством штрафу за працівника є наданням йому додаткового блага. Цю суму не можна віднести до адміністративних витрат. Вона оподатковується ПДФО (18% із застосуванням натурального коефіцієнта) та військовим збором (5%), а також відображається у додатку 4ДФ з ознакою доходу «126». Щоб уникнути подвійного оподаткування, працівник має компенсувати підприємству суму утриманих податків.

1. Класифікація виплати та оподаткування
Адміністративний штраф накладається на конкретну фізичну особу, яка вчинила правопорушення, а не на підприємство. Отже, сплата такого штрафу підприємством за працівника розглядається як дохід цього працівника у вигляді додаткового блага.

Підстава: До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий як додаткове благо, зокрема у вигляді суми боргу, анульованого (прощеного) кредитором за його самостійним рішенням (Податковий кодекс України, пп. «е» пп. 164.2.17).
ПДФО: Сума такого доходу оподатковується податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18%. Оскільки дохід надано у негрошовій формі (погашення зобов'язання), база оподаткування визначається із застосуванням натурального коефіцієнта (у 2025 році — 1,219512), як це передбачено Податковим кодексом України, п. 164.5.
Військовий збір: Із суми додаткового блага також утримується військовий збір за ставкою 5%. Натуральний коефіцієнт для розрахунку військового збору не застосовується.
2. Бухгалтерський облік
Оскільки сплата штрафу є доходом працівника, а не витратами, пов'язаними з господарською діяльністю підприємства, цю суму не можна віднести до складу адміністративних витрат.

Облік операції буде таким:

Сплата штрафу за працівника:Дт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті».
Нарахування доходу працівнику у вигляді додаткового блага:Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».
Для платників податку на прибуток, які коригують фінансовий результат, його необхідно збільшити на суму штрафів, нарахованих контролюючими органами та іншими органами державної влади (Податковий кодекс України, пп. 140.5.11).

3. Відображення у звітності (Додаток 4ДФ)
Суму сплаченого штрафу як додаткового блага необхідно відобразити у Додатку 4ДФ до єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Для цього використовується ознака доходу «126».

4. Компенсація працівником
Підприємство сплачує ПДФО та військовий збір до бюджету за рахунок доходу працівника (Податковий кодекс України, пп. 168.1.1). Якщо підприємство сплатить ці податки за власний кошт, то сума сплачених податків також стане додатковим благом для працівника, що призведе до подвійного оподаткування.

Щоб цього уникнути, працівник має компенсувати підприємству суму утриманих з нього ПДФО та ВЗ. Це можна зробити двома способами:

Утримати суму податків із заробітної плати працівника (Дт 661 Кт 641/ПДФО, 642/ВЗ).
Працівник може внести відповідну суму до каси або на поточний рахунок підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!