Згідно з роз’ясненням Мінсоцполітики (Лист від 07.11.2013 № 998/13/155-13) незабезпечення авансом на відрядження є порушенням трудового законодавства. Тобто аванс має видаватись на кожне відрядження.

До відповідальності може притягнути Держпраці:
Адміністративна відповідальність: відповідно до ч. 1 ст. 41 КУпАП - накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб'єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 н. м. д. г. (510-1700 грн.).
Матеріальна відповідальність: відповідно до ст. 265 КЗпП - порушення інших вимог трудового законодавства - 1 МЗП (наразі - 8000 грн.) на підприємство (ФОП).

Проте, на нашу думку, норми ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719) не зобов’язують небюджетних роботодавців виплачувати аванс на відрядження, а дають можливість безперешкодно відшкодувати усі витрати після повернення працівника.

Держпраці також нерідко підтримувала цю позицію, зокрема, тут: https://lviv.dsp.gov.ua/chy-zoboviazane-pidpryiemstvo-vyplachu/9405/

Таким чином, Вашим положенням про відрядження мають бути визначені питання забезпечення авансом працівника до відрядження чи відшкодування витрат у відрядженні після повернення і у які строки. І уже цих норм Ви маєте дотримуватись.

Якщо аванс на відрядження було видано у більшій сумі, ніж витратив працівник, він має після повернення з відрядження повернути зайві кошти до каси підприємства або на розрахунковий рахунок у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21072): до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.
Якщо він цього не зробить, така зайва сума авансу стає його додатковим благом.
Податковим агентом тут буде підприємство. Воно утримує ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта), перераховує їх до бюджету, подає звітність.

Розмір авансу зазвичай визначається кошторисом витрат на відрядження і наказом про відрядження. Він може становити суму добових за період відрядження, а також планових витрат на проживання, проїзд, тощо.

Якщо авансу не вистачить, залишок витрат роботодавець має компенсувати працівнику після його повернення згідно з наданими документами, що підтверджують витрати у відрядженні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!