Компенсація витрат на проживання при відрядженні: нюанси

Доброго дня! Співробітник поїхав у закордонне відрядження, бронював готелі і оплачував самостійно через сервіс booking.com, а також є паперовий рахунок по готелю, де вказано адресу готелю, дати перебування та вартість. Чи може компанія компенсувати співробітнику витрати по проживанню працівнику на основі роздруківок з сервісу booking.com (підписи та печатки відсутні) та паперового рахунку де теж немає підпису та печатки? Якщо в готельному рахунку є і сніданок, чи потрібно зменшувати працівнику добові?

ТК

Тимур, консультант

експерт

28.09.2025 | 11:38

Очікує відповідь

Розглянемо Ваші запитання.

1. Відшкодування витрат на проживання. Нагадуємо, що до підтвердних документів у вдрядженні належать, зокрема, документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи. Це передбачено пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

Для підтвердження витрат на готель за кордоном під час відрядження, працівник може надати рахунок-фактуру (інвойс) від готелю (навіть, без підпису та печатки), що підтверджує оплату послуг найму житла. Цей документ повинен містити інформацію про назву готелю, термін проживання, вартість послуг і підтверджувати, що витрати були понесені (оплачені) працівником під час службової поїздки.

Ба більше, якщо оплата за готель була в безготівковій формі через booking.com, працівник зобовʼзаний додати виписку банку (пп. 170.9.2 ПКУ). Вона точно підвердить факт оплати.

2. Сніданок у готелі. Нагадуємо,що без ПДФО та ВЗ можна відшкодувати оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень (пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ).

Тобто працівнику не треба зменшувати добові на вартість сніданку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!