Документи для витрат на ремонт орендованих приміщень: поради

Все залежить від того, як можна класифікувати означені роботи.

У бухобліку відображення означених робіт залежить від того, як Ви їх класифікуєте: тобто як такі, що направленні на збільшення економвигід чи як такі, які зроблено з метою підтримання в робочому стані орендованого активу.

Так, відповідно до абз. 2 п. 4 р. НП(С)БО 14 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0487-00#n61 затрати, пов’язані із поліпшенням (скажімо, модернізація, модифікація, добудова, дообладнання або реконструкція орендованого об’єкта),

Тобто в означеному разі витрати спочатку акумулюють в дебеті субрахунку 153 (Дт 153 Кт 207, 685). А вже після завершення поліпшувальних робіт зібрані суми перекидають на субрахунок 117 «Інші необоротні матеріальні активи»: Дт 117 Кт 153 (див. пояснення до згаданого субрахунку в Інструкції № 291 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n46).
В подальшому орендар повинен стандартно амортизувати такий «умовний» об’єкт упродовж строку його корисного використання, починаючи з місяця, наступного за місяцем завершення поліпшувальних робіт — п. 23, п. 29 НП(С)БО 7 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#o116.
Загалом з метою бухобліку термін експлуатації для об’єкта основних засобів, утвореного витратами на поліпшення орендованого об’єкта, доцільно встановлювати в межах строку оренди.
У бухобліку амортизувати об’єкт, сформований із витрат на поліпшення орендованого об’єкта основних засобів, можна двома методами: прямолінійним та виробничим (п. 27 НП(С)БО 7). Суми нарахованої амортизації доречно показувати на тих же рахунках, що і суми орендної плати.

Якщо ж Ваше підприємство класифікує означені роботи, як такі, що направлені на підтримання орендованого приміщення в робочому стані, то в такому разі понесені витрати можна обліковувати у складі затрат періоду. Витратний рахунок в такому разі доречно обирати той, на який Ви списуєте й орендну плату. Тобто бухзапис після завершення ремонту і оформлення відповідного первинного документа в такому разі може бути таким: Дт 23, 91, 92, 93, 949 Кт 685, 207.

Також зауважимо, що відповідно до п. 30 Методрекомендацій № 561 - https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0561201-03#n121 рішення про характер і ознаки здійснюваних підприємством робіт (тобто, чи спрямовані вони на підвищення техніко-економічних можливостей (модернізація, модифікація, добудова, реконструкція) об'єкта, що приведе у майбутньому до збільшення економічних вигод, чи здійснюються вони для підтримання об'єкта в придатному для використання стані та одержання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигод від його використання) приймається керівником підприємства з урахуванням результатів аналізу існуючої ситуації та суттєвості таких витрат.

Отже, в даному разі треба відштовхуватися від того, що фактично було здійснено (якщо це була побілка стін, то це можна класифікувати як ремонт, якщо ж це було, наприклад, встановлення вікон, мурування перегородок, то це вже явно поліпшення), наскільки воно капітальне, та наскільки суттєвими для Вас є ці витрати.

2. Щодо документів, то тут має бути стандартний пакет: договір підряду або договір про виконання ремонтних робіт, акт виконаних робіт, підписаний сторонами. І якщо Ви хочете це все показувати саме як ремонт (тобто у складі витрат періоду), то і в договорі, і в акті має бути так і вказано, що ФОП повинен здійснити такі то роботи (і їх перелік) для підтримання орендованого приміщення в придатному для використання стані.

Окремо сторони можуть обумовити договором необхідність складання кошторису чи дефектного акту (одна головними все ж є договір і акт виконаних робіт).

Часто під час перевірок податкова з метою встановлення факту реальності госпоперацій ще перевіряє чи має взагалі ФОП трудові ресурси, необхідні для виконання тих чи інших робіт.

Раді допомогти, звертайтесь ще!