Списання пального для ФОП: використання паливних карток та процедури

Все залежить від системи оподаткування, на якій перебуває ФОП.

Якщо ФОП перебуває на ЗС або на 3 групі ЄП 3 % і є платником ПДВ, то такі ФОПи ведуть облік витрат і повинні мати первинні документи на підтвердження таких витрат.

До витрат ФОП відносяться і витрати на пальне. Списувати пальне на витрати потрібно на підставі первинного документа, який підтверджує фактичне витрачання ПММ. А звіти про заправку автомобіля через паливну карту підтверджують лише кількість пального, яке заправив кожен автомобіль, але не підтверджують його фактичного використання.

У первинних документах, які використовуються при списанні палива потрібно детально описувати дані господарської операції, вказуючи: 1). показники спідометра; 2). пробіг у кілометрах; 3). витрачену кількість ПММ; 4)). якщо виконувалися роботи, то обсяги виконаних робіт.

Для автотранспорту таким документом є подорожній лист. Для іншої техніки, робота якої вимірюється у годинах, — журнал обліку годин роботи.

Типової форми подорожнього листа наразі немає. ФОП може розробити її самостійно або використовувати стару форму подорожнього листа. Якщо ФОП використовує GPS – навігацію, то до подорожнього листа можна роздрукувати дані з GPS – трекера по кожному рейсу.

Це дозволяє уникнути додаткових питань під час перевірки ДПС, оскільки всі дані для визначення витрат наведено у подорожньому листі. В на підставі подорожніх листів ФОП складає Акт списання пального за місяць.

Якщо ФОП перебуває на 2 групі ЄП або на 3 групі ЄП 5 %, то він не веде обліку витрат. Тому такі ФОПи можуть не складати Акти списання пального, не затверджувати норми списання пального і можуть не вести подорожні листи. Підтвердженням того, що пальне було використане на певний автомобіль будуть звіти по паливних картах.

Раді допомогти, звертайтесь ще!