Чи потрібно складати кошторис для новоствореного представництва в Україні

Так, постійне представництво нерезидента в Україні, яке фінансується материнською компанією для покриття витрат на утримання (зарплата, оренда офісу, послуги тощо), повинно складати кошторис (бюджет) свого фінансування.

Хоча Податковий кодекс України (ПКУ) та інші нормативно-правові акти не містять прямої вимоги для постійних представництв обов'язково складати та затверджувати кошторис саме для цілей оподаткування або державного регулювання, його наявність є вкрай важливою з таких причин:

• Внутрішній контроль та управління: Кошторис дозволяє ефективно планувати та контролювати витрати представництва. Це є основою для фінансового управління будь-якою організацією, навіть якщо вона не є прибутковою.
• Підтвердження цільового використання коштів: Для материнської компанії кошторис буде підставою для перерахування коштів представництву та підтвердженням їх цільового використання. Це важливо для внутрішніх процедур материнської компанії (зокрема, для обґрунтування витрат перед податковими органами у своїй країні, якщо це необхідно).
• Обґрунтування "бездохідного" статусу та трансфертного ціноутворення (ТЦУ):

Для цілей оподаткування: Якщо представництво функціонує виключно як допоміжний або підготовчий орган материнської компанії, не отримуючи доходів від власної діяльності в Україні, його діяльність може бути кваліфікована як така, що не призводить до виникнення постійного представництва, яке має сплачувати податок на прибуток (навіть якщо воно зареєстроване як платник податку). Однак, для підтвердження цього статусу необхідно чітко розмежовувати діяльність представництва.
Трансфертне ціноутворення: Хоча представництво поки не отримує доходів, питання ТЦУ може виникнути у майбутньому, якщо воно почне здійснювати операції, що приносять дохід. Навіть для "бездохідних" представництв, кошти, що надходять від материнської компанії, можуть розглядатися як фінансування, і важливо, щоб суми цих коштів відповідали принципу "витягнутої руки". Кошторис допоможе обґрунтувати обсяг цих коштів.
Комунікація з материнською компанією: Кошторис є інструментом комунікації між представництвом та материнською компанією щодо очікуваних витрат та фінансових потреб.
Податковий контроль (потенційний): Хоча це не є прямою вимогою, під час податкової перевірки фінансування представництва та його витрати можуть бути предметом аналізу. Наявність затвердженого кошторису, який відповідає фактичним витратам, допоможе обґрунтувати їхню економічну доцільність та зв'язок з господарською діяльністю (навіть якщо вона допоміжна).