Ви маєте право компенсувати лише 900 грн на добу, навіть якщо працівник надає чек на 2000 грн.
Решта (1100 грн) — не підлягає відшкодуванню з бюджету, і покривається працівником за власний рахунок.

Установи за наявністю документів, що підтверджують витрати на відрядження, компенсують їх за рахунок бюджетних коштів у межах граничних розмірів, зазначених у Додатку 1 Постанови № 98 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#n53). Так, максимальний розмір добових для бюджетних установ на відрядження становить у 2025 році:

в межах України – 300 грн, а гранична сума на оренду житла – не більше 900 грн на добу; відшкодувати понад цю суму — не маєте права.

Що робити в обліку:
Авансовий звіт працівника включає повну суму (2000 грн).
У бухгалтерському обліку:

900 грн — визнається витратами установи.
1100 грн — вказується як наднормативна частина, що не підлягає компенсації.
Працівник може:

або відмовитися від відшкодування понаднормативної частини (письмова заява не обов’язкова, якщо він не вимагає);
або внести різницю назад у касу/на рахунок (якщо отримував аванс понад дозволену суму).