Такі поїздки мають бути визнані або відрядженням або роз’їзним характером роботи.

Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи з дотриманням гарантій ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719):

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40109)
На нашу думку, якщо інших доказів немає, у актах виконаних робіт варто передбачити поіменний список працівників, які перебували у відрядженні. Додатком до акта виконаних робіт може бути листок обліку робочого часу працівників у відрядженні, де по кожному працівнику за кожен день буде відмічено кількість робочого часу. Такий документ варто скріпити підписами обох сторін договору та передбачити графу з підписами працівників, які перебували у відрядженні і підтверджують правильність зазначених даних.
Оскільки ПКУ не дає чіткого переліку підтвердних документів, рекомендуємо звернутись до ДПС за індивідуальною консультацією, чи визнають вони такий або інший запропонований Вами спосіб підтвердження перебування працівників у відрядженні.

Якщо специфіка роботи працівника полягає у постійних роз’їздах, кожну таку поїздку вважати відрядженням недоцільно, натомість можна встановити працівнику роз’їзний характер роботи і призначити відповідну доплату.
Поняття "роз’їзного характеру роботи" в українському законодавстві не врегульовано.
У Листі від 17.11.2006 № 307/13/133-06 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0307203-06#Text) Мінпраці констатувало, що підприємство самостійно вирішує доцільність встановлення та розмір надбавок (польового забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер робіт.
Перелік працівників, яким встановлюється зазначена надбавка, а також її розмір встановлюється роботодавцем самостійно.
Виходячи з цього, на нашу думку, кожен роботодавець має можливість самостійно вирішувати, що вважати роз’їзним характером роботи, кому встановлювати відповідну доплату і за які дні рахувати. Ці питання прописуються у колективному договорі, а за його відсутності - у положенні про оплату праці чи окремому наказі роботодавця або індивідуальному трудовому договорі.
Порядок нарахування доплати за роботу в дорозі доцільно прописати у локальному нормативному акті роботодавця: колективному договорі, положенні про оплату праці, правилах внутрішнього трудового розпорядку. Більш прийнятним виглядає варіант нарахування такої доплати тільки за дні роботи в дорозі, але остаточний варіант затверджує роботодавець самостійно. Як, власне, і розмір такої доплати і порядок виплати (можна один раз на місяць, а можна і кілька).

Раді допомогти, звертайтесь ще!