Заголовок тимчасово відсутній

Це лист не від податкової, а від контрагента, як я розумію.

Тож спиратися слід виключно на умови догвору, в розділі відповідальність сторін. Якщо в догворі в розділі "відповідальність сторін " зазначено, що пеня за недотримання умов поставки не здійснюється, або здійснюється іншим чином, ніж вимагає контрагент в листі - то не це і слід спиратися.

Якщо ж письмового договру не було, - то спиратися слід на статті ЦКУ

Ст. 611 ЦКУ передбачає, що у разі порушення зобов’язання можуть застосовуватись штрафні санкції лише в разі, якщо вони передбачені договором або законом.

Ст. 546 ЦКУ встановлює, що пеня є способом забезпечення виконання зобов’язання, а її застосування можливе лише якщо передбачено договором або законом.

Ст. 549 ЦКУ уточнює, що пеня — це грошова сума, яку боржник повинен сплатити за прострочення виконання зобов’язання.
Ст. 550 ЦКУ вказує, що якщо розмір пені не встановлений у договорі, вона може бути визначена законом.

Ст. 599 ЦКУ визначає, що зобов’язання припиняється належним виконанням. Якщо не було договірного визначення умов поставки та відповідальності за порушення, пеня не може бути стягнена.
Ст. 625 ЦКУ встановлює, що боржник не звільняється від відповідальності за прострочення грошового зобов’язання, проте це стосується лише основного боргу, а не штрафних санкцій (пеня, штрафи).

ЦКУ тут https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3047

У разі відсутнсоті догвору або відсутності в догворі умови про пеню - відповідь може бути такою

Відповідно до ст. 546, 549, 550 ЦКУ пеня може застосовуватися лише у разі, якщо її розмір і порядок нарахування визначені договором або законом. Оскільки такі умови не були передбачені, правові підстави для стягнення пені відсутні.

Відповідно до ст. 625 ЦКУ, відповідальність може наставати у разі прострочення грошового зобов’язання, проте штрафні санкції за неналежне виконання договору можливі лише за умови їх передбачення сторонами в укладеній угоді.

Якщо в договорі зазначена пеня, але нам про це невідомо з питання, доцільно звернутися до умов догвору та проаналізувати їх.

Раді допомогти, звертайтесь ще!