Заголовок тимчасово відсутній

Відповідно до п. 7 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), на підприємствах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів — журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати лише на підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.

Форми відповідних журналів наведені в додатках 5 та 6 до Правил № 1000/5.

Таким чином, якщо діяти згідно з Правилами № 1000/5, принаймні на вхідну та вихідну кореспонденцію має бути два окремих журнали.

Щодо нумерації, Правила кажуть нам наступне:

Факт надходження документа до установи обов’язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до установи, яка проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому боці у правому нижньому куті першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Під час реєстрації документа надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 123/01-12, де 123 - порядковий номер, 01-12 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватись у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-10/457, де 02-10 - індекс справи за номенклатурою, 457 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу додається відмітка, яка складається з літер, наприклад: 820/03-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування».

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 51/82 - для спільних розпорядчих документів або 03-11/750/02-04/248 - для спільних листів.

Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою.

І хоча в Правилах ніде прямо не вказано, що має бути саме наказ, однак з контексту зрозуміло, що нумерація, тим більше нумерація з індексами, має бути затверджена якимось розпорядчим документом. На наш погляд, у разі наявності Положення про діловодство, де ці питання викладені повністю, видання окремих наказів щодо порядку нумерації того чи іншого журналу буде зайвим. Тобто, у разі змін доцільно одразу вносити зміни наказом до Положення про діловодство, а не закріплювати розрізнені положення окремими наказами. Так буде підтримано цілісну систему правил, що робить діловодство більш прозорим та ефективним.

Раді допомогти, звертайтесь ще!