Заголовок тимчасово відсутній

Якщо у вас використовується змішана форма документообігу (електронна та паперова), інструкція з діловодства має враховувати обидві форми ведення документації. Таку інструкцію потрібно скласти відповідно до чинного законодавства України та з урахуванням практичних потреб вашої організації.

Ваша інструкція має містити розділи для обох форм документообігу, забезпечуючи чітке розмежування між паперовими та електронними процесами.

Основні розділи інструкції:

1. Загальні положення: Визначте, які документи ведуться в паперовій формі, а які — в електронній. Встановіть порядок взаємодії між паперовими й електронними формами.


2. Організація документообігу: Порядок реєстрації документів (окремо для паперових і електронних). Вимоги до передачі, зберігання та доступу до документів.


3. Робота з паперовими документами: Формування справ, реєстрація, облік. Порядок надсилання та отримання кореспонденції.


4. Робота з електронними документами: Використання електронного підпису (КЕП). Реєстрація електронних документів у спеціалізованих системах (наприклад, MEDoc, Вчасно тощо). Вимоги до архівування електронних документів.


5. Взаємодія між формами: Порядок переведення документа з електронної форми у паперову та навпаки (за необхідності). Правила дублювання документів.


6. Контроль виконання документів: Як здійснюється контроль за виконанням завдань за паперовими документами. Використання електронних систем для контролю за виконанням.


7. Зберігання та архівування: Вимоги до зберігання паперових документів. Архівування електронних документів відповідно до чинних норм.


8. Відповідальність працівників: Визначте, хто відповідає за правильне ведення паперових і електронних документів.

Чітко визначте сфери застосування Наприклад, паперові документи використовуються для офіційних листів і наказів, а електронні — для внутрішнього листування та роботи з контрагентами.
Ведіть окремі журнали реєстрації: Для паперових і електронних документів реєстрація може здійснюватися в різних системах, але важливо забезпечити єдину нумерацію документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!