Відправити у відрядження на власному автомобілі можливо, але заправляти власний автомобіль працівника (сплачувати карткою підприємства, заправляти пальним підприємства із подальшим списанням) — ні. Якщо автомоіль не у оренді у підприємства та не у позичці, можливо тільки компнсувати працвникові його витрати, за докрмим догвором компенсації, або за інсуючим розпорядчим документом підприємства, який встановлює порядок компенсаціїї в таких випадах.

Документи, які підтверджують витрати працівника на пальне у відрядженні, можуть слугувати лише підтвердними документами у внутрішніх відносинах працівника та підприємства, коли вони узгоджують між собою суму компенсації витрат за використання працівником власного автомобіля у службових справах. Тобто ці документи обґрунтовують претензію працівника на відшкодування витрат. Однак можливе й інше вирішення питання — у колективному договорі або інших розпорядчих актах може бути заздалегідь встановлено, яка саме компенсація, у твердій сумі або іншим чином обрахована, буде сплачуватися працівникам у разі використання їхнього автомобіля в службових справах.

Ця компенсація підлягає оподаткуванню, і тому в принципі вона може бути будь якою, як домовились - тобто, чи буде працвник доводити кількість витрат пального, чи просто сторони домовляться на певну суму - значення не має. Звісно, ніякого пального підприємство не списує, оскліьки воно його не витрачає. Якщо витрачає , тобто передає на заправку не свого або не орендованого авто іншій особі, хоч би і працвнику - це порушення, передача пального без ліцензіїї на продаж та без акцизу.

Якщо укладається договір компенсації
Документи- наказ, завдання на відрядження, вказівка, що відрядження зідйснюється на власному авто
Звіт про відрядження, авансовий звіт (за інші витрати, добові та ін)
Договір про компенсацію витрат на використання автомобіля- можна без нотаріуса. обовязкові істотні умови договора - термін, ціна компенсації( ст631,632 ЦК), ст. 125 КЗпП з В Інструкції 59 zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98 розд. І , не передбачено відшкодування працівникові витрат, пов’язаних із заправленням особистого автотранспорту ПММ під час поїздки у відрядження, інших витрат, пов’язаних із технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням особистого автомобіля, . Отже, ці витрати можуть бути компенсовані працівникові комерційного підприємства лише з дозволу керівника підприємства. Тому краще встановити просто фіксовану суму для компенсації. Компенсація за використання автомобіля є додатковим благом, утримується ПДФО та ВЗ, але не нараховується ЄСВ, тому що у п. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5, у складі виплат, що НЕ входять до фонду оплати праці, прямо згадано компенсацію за використання працівником особистого транспорту для виробничих потреб.
І на кінець , позиція податківців у ЗІР щодо відшкодування пального у відрядженні на власному транспорті
1. ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28397
Питання
Чи підлягає оподаткуванню ПДФО компенсація працівникам вартості ПММ, витрачених в межах господарської діяльності СГ, у разі використання працівниками власних транспортних засобів?
Відповідь Коротка:
Якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума вищезазначеного відшкодування підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, як додаткове благо.
Повна:
Частиною першою ст. 1160 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-IV із змінами та доповненнями передбачено, що особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має право вимагати від цієї особи відшкодування фактично зроблених витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії.
Відповідно до п.п. «г» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий як додаткове благо, зокрема, у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розд. IV ПКУ.
Отже якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума вищезазначеного відшкодування підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, як додаткове благо на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!