Заголовок тимчасово відсутній

Алгоритм, що Ви описали – це інвентаризація днів відпустки. Проводять її станом на 31 грудня.

1. Залишок резерву (інвентаризація) на виплату відпусток станом на 31.12 визначають за розрахунком, який грунтується на кількості днів щорічних відпусток, не використаних працівниками, та середньоденної оплати праці працівників.

Середньоденну оплату праці розраховують згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/100-95-%D0%BF#Text.
Таким чином, на дату інвентаризації до уваги слід брати дні відпусток, які працівники заробили фактично.

Залишок резерву відпускних для кожного працівника розраховують так:

ЗВзал = З : (К - Св - Ч - ЧБ) × Двідп × КЄСВ

ЗВзал — залишок суми забезпечення виплат відпусток;
З — заробіток за розрахунковий період (січень-грудень);
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
Св — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період (на період воєнного стану святкових днів немає).
Ч — час, протягом якого працівник не працював у розрахунковому періоді згідно з чинним законодавством і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково;
ЧБ — час, за який відсутні дані про нараховану ЗП працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану;
Двідп — кількість невикористаних днів відпустки;
КЄСВ — коефіцієнт, що збільшує резерв відпусток на суму нарахованого ЄСВ.

Тобто на 31 грудня у Вас повинні бути точні суми по дням відпусток, які працівники фактично заробили з розбивкою по рах. 23,91,92,93.

Залишки резерву на завершення року.

• якщо значення додатне – донараховується резерв ДТ 23,91-93 – Кт 471.
• якщо значення від’ємне - сума резерву зменшується (методом сторно).

Суму резерву відпусток станом на 31 грудня продовжать враховувати і за рахунок цих сум провадять списання нарахування відпускних працівникам, яким надано відпустку у наступному році.

2. Щомісячний розрахунок резерву – це визначення приблизної суми, яка знадобиться для нарахування відпусткових. Проводять розрахунок загалом по усіх працівниках, а не по кожному окремо.

Резерв відпусток нараховуємо щомісячно. Він створюється на підставі графіка відпусток, запланованих у звітному році, та штатного розпису.

Крок 1. На початку року визначаємо коефіцієнт резервування. Його розраховуємо один раз за весь рік за формулою: Планові відпускні на рік \ Плановий річний ФОП – Планові відпускні за рік.

Річну планову суму на оплату праці (плановий ФОП) розраховуємо згідно штатного розпису, враховуючи складові заробітної плати праці: основна зарплата; додаткова зарплата; інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

Крок 2. Визначаємо середньоденну оплату праці за вирахуванням святкових і неробочих днів.Планова середня зарплата за 1 к. день = Плановий ФОП\365 - 0 свят.дн. Цей показник можна порахувати загалом по підприємству або навіть по кожному працівнику.

Крок 3. Рахуємо планову середню кількість днів відпустки. Приміром, якщо підприємство має 9 працівників з загальною тривалістю відпустки 24 к. днів та 6 працівників з тривалістю 34 к. дні, то середня буде: (24×9+34×6)/(9+6) = 28,00 к. днів.

Крок 4. Розраховуємо планові відпускні = Планова середня зарплата за 1 к. день х Планова середня кількість к. днів відпустки

Крок 5. В кінці місяця після нарахування заробітної плати визначаємо суму забезпечення відпускних за формулою:

Зарплата за місяць х Коефіцієнт резервування х Коефіцієнт ЄСВ (окремо в розрізі ставок 22% та 8,41%).

У цій формулі заробітна плата за місяць – це тільки зарплата (без відпускних, лікарняних тощо).

Нарахування резерву відпусток відображають кореспонденцією за кредитом рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» з дебетом тих рахунків, на яких відображена зарплата відповідних працівників.

Докладно про створення резерву відпусток можна подавитись у відео: https://7eminar.ua/events/2696/4633
https://7eminar.ua/events/3363/6981

Раді допомогти, звертайтесь ще!