Заголовок тимчасово відсутній

так, є можливіть перевести кадровий облік в ЕДО. У жовтні 2022 року було внесено низку змін до «Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5.

1. Документи тимчасового зберігання тепер можуть бути підписані не тільки за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), а й удосконаленим та іншим видом електронного підпису, про який сторони домовляться. Наприклад, для підписання таких документів можна використати таку програму як DocuSign, Adobe Acrobat Sign та інші.


2. Було прибрано вимогу, що створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі підприємства має бути погоджено з архівною установою. Такі зміни є цілком зрозумілими, оскільки у нас в законодавстві досі не було передбаченого дієвого механізму такого погодження з архівами.


3. Установлено, що створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим. Зокрема, документами тимчасового зберігання є:

• заяви про надання відпусток, графіки відпусток;


• документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу;


• копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо.

Тож якщо такі документи були створені в електронній формі, то відсутня потреба створювати їх ще й у паперовій формі.

Не обов’язково створювати у паперовій формі документи тимчасового зберігання. Вони можуть бути в електронній формі, підписані різними видами електронного підпису, а не лише КЕП.

Наразі можемо керуватися ст. 7 ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», де передбачена можливість використання альтернативних способів обміну кадровими документами, що визначаються за згодою сторін. Також в умовах війни варто взяти до уваги й роз’яснення Національного агентства України з питань державної служби (НАДС). Хоч це і роз’яснення органу, що регулює діяльність працівників-держслужбовців, однак у сьогоднішніх умовах його можна застосувати і до працівників приватних підприємств, тому що там пояснюється загальна процедура підписання кадрових документів під час дії воєнного стану.

https://www.youtube.com/watch?v=Q4Zd-iHfwlc

Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві»

Положення про електронний документообіг ТОВ

Наказ про організацію ведення документообігу
в електронній формі

Положення з документування управлінської інформації в електронній формі й організації роботи з електронними документами в діловодстві

Наказ про електронний облік трудової діяльності

Раді допомогти, звертайтесь ще!