Положення з документування управлінської інформації в електронній формі й організації роботи з електронними документами в діловодстві
_________________________________________________________
(повне найменування підприємства із зазначенням підпорядкованості)
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ____________________
(посада керівника підприємства)
_____________ № __________
(число, місяць, рік)
ПОЛОЖЕННЯ
з документування управлінської інформації в електронній формі
й організації роботи з електронними документами в діловодстві
1. Загальні положення
1.1. Це Положення відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV й інших актів законодавства визначає єдині правила електронного документообігу в Товаристві з обмеженою відповідальністю «__________» (далі — підприємство) із застосуванням електронного цифрового підпису, правила організації роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
1.2. Загальний порядок упровадження діловодства встановлює Положення з діловодства підприємства. Питання впровадження діловодства, не врегульовані цим Положенням, вирішують відповідно до Положення з діловодства підприємства.
1.3. Основна форма провадження діловодства на підприємстві є електронна.
1.4. Електронний документообіг здійснюють в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису згідно із Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.
1.5. Організацію роботи з архівними електронними документами та їх підготовку до передання на архівне зберігання на підприємстві покладають на архів підприємства.
1.6. У цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні:
- електронний цифровий підпис-віза — електронний цифровий підпис, що використовується для візування певних дій (унесення зауважень і пропозицій, редагування та погодження його тексту) під час створення проекту документа;
- бланк електронного документа (бланк) — уніфікована форма електронного документа підприємства або її структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної та змінної інформації;
- візуалізація — процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною для людини;
- витяг — засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації чи запису реєстру;
- візування проекту електронного документа (візування) — накладання посадовою особою електронного цифрового підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа;
- електронний документообіг підприємства —обіг службових електронних документів із моменту їх створення чи одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архіву;
- електронна копія електронного документа — візуальне подання електронного документа в електронній формі без електронних цифрових підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність і правовий статус якої засвідчено електронною печаткою;
- електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) — візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено електронною печаткою підприємства;
- електронний внутрішній опис документів справи — окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів, їх реєстраційних індексів, дат і найменування файлів відповідних електронних документів;
- електронний журнал — окремий реєстр системи електронного документообігу підприємства, що містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою чи групою ознак;
- електронна резолюція — накладена посадовою особою на електронний документ вказівка керівника виконавцю, яка зазначає стислий зміст прийнятого нею рішення щодо організації виконання електронного документа, на яку накладено електронний цифровий підпис зазначеної особи. Електронна резолюція — єдина допустима форма реалізації доручень, виданих в електронній формі;
- електронна справа — електронна папка з електронними документами, з яких сформовано цю справу, й електронним внутрішнім описом, що включені до справи;
- електронний довідник — електронно-довідковий перелік прикладного характеру, у якому зібрано типові набори даних;
- електронне повідомлення — автоматично або за необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/отримання/відмову в реєстрації/реєстрацію електронного документа адресатом тощо;
- індикатори стану виконання документів — визначені критерії етапів проходження документів на підприємстві з метою їх моніторингу;
- контроль — комплекс заходів, що здійснюються для перевірки й оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);
- система моніторингу — комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) на підприємстві;
- опис справ в електронній формі — довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;
- паперова копія оригіналу електронного документа — візуальне подання електронного документа в паперовій формі, яке засвідчене в порядку, установленому цим Положенням;
- підписання проекту електронного документа (підписання) — накладання вповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, електронного цифрового підпису (підписів) на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;
- погоджувач — посадова особа, що здійснює візування (погодження) проекту документа;
- правовий статус — набрання електронними даними юридичної сили;
- примірник електронного документа — файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;
- проект електронного документа — документ в електронній формі до накладення електронного цифрового підпису вповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;
- редакційна правка — будь-яке редагування проекту електронного документа, виконане автором, погоджувачем або підписувачем;
- реєстратор — працівник служби діловодства підприємства, уповноважений на здійснення реєстрації вхідної та/або вихідної кореспонденції підприємства;
- реєстраційно-моніторингова картка — картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення на підприємстві документа незалежно від форми його створення;
- реквізит електронного документа — інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;
- система електронного документообігу підприємства — сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизованого виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві підприємства;
- служба діловодства — структурний підрозділ або відповідальна особа підприємства, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву підприємства;
- служба контролю — підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;
- службовий електронний документ — офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений електронний документ, що одержаний чи створений підприємством під час її діяльності та складається з обов’язкових реквізитів;
- службова електронна пошта — електронна пошта (поштова скринька) працівника підприємства, сформована з використанням доменного імені підприємства для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;
- строк зберігання електронного документа — період часу обов’язкового зберігання службового електронного документа, визначений номенклатурою справ підприємства на підставі нормативно-правових актів;
- уповноважена особа — посадова особа, яка наділена правом учиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх учинення;
- управлінська інформація — сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;
- управлінське рішення — будь-яке завдання, визначене посадовою особою в межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;
- формування електронних справ — групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ підприємства.
1.7. Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про Національний архівний фонд та архівні підприємства», а також інших нормативних актах.
1.8. Організацію електронного документообігу на підприємстві покладають на її службу діловодства, яка забезпечує:
- розроблення на підприємстві єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;
- розроблення номенклатури справ підприємства;
- реєстрацію та облік документів;
- методологію та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами у структурних підрозділах підприємства;
- організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архівного підрозділу підприємства;
- упровадження й нагляд за дотриманням структурними підрозділами підприємства вимог Положення з діловодства та національних стандартів;
- здійснення заходів зі зменшення обсягу службового листування на підприємстві;
- проведення регулярної перевірки стану діловодства на підприємстві;
- використання системи електронного документообігу, ведення та актуалізацію електронних довідників на підприємстві;
- дотримання вимог до підготовки електронних і паперових документів й організації роботи з ними;
- організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду підприємства в електронній формі та користування ним;
- розроблення типових маршрутів проходження документів на підприємстві;
- реалізацію політики єдиного сховища електронних документів;
- загальний нагляд за правильністю відомостей, унесених до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа за зведеною номенклатурою справ підприємства, й уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;
- ініціювання та проведення на підприємстві підвищення кваліфікації працівників підприємства з питань діловодства.
1.9. Підприємство організовує діловодство на підставі власного Положення з діловодства (далі — Положення з діловодства підприємства), яке розробляють на підставі цього Положення, Положення з діловодства, та з урахуванням інших актів законодавства.
1.10. Служба діловодства розробляє Положення з діловодства підприємства, яким одночасно регламентують питання організації діловодства в паперовій та електронній формах.
1.11. Діловодство підприємства, організація обміну електронними документами з іншими підприємствами здійснюють винятково з використанням системи електронного документообігу підприємства, інтегрованої до системи взаємодії.
1.12. За відсутності на підприємстві системи електронного документообігу підприємство для організації листування з іншими підприємствами використовує спеціальний веб-модуль системи взаємодії (далі — веб- модуль системи взаємодії).
1.13. Система електронного документообігу підприємства повинна відповідати вимогам законодавства до форматів даних, сервісу інтеграції до системи взаємодії та вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.
1.14. Використання електронної позначки часу в разі накладання електронного цифрового підпису чи електронної печатки є обов’язковим.
1.15. Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування й мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.
1.16. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюють електронними засобами документування інформації з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163:2020», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 (далі — ДСТУ 4163-2020).
1.17. Технічне супроводження системи електронного документообігу на підприємстві та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів і сформованих справ, а також формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладають на структурний підрозділ із питань інформаційного забезпечення або інформаційних технологій (далі — служба інформаційних технологій).
1.18. Забезпечення захисту інформації, що обробляється у системі електронного документообігу підприємства, покладають на структурний підрозділ із питань захисту інформації або фахівця із захисту інформації, на якого покладають виконання функцій структурного підрозділу з питань захисту інформації.
2. Обмін електронними документами
2.1. Обмін електронними документами через систему взаємодії здійснюють винятково з дотриманням вимог до встановлених форматів даних електронного документообігу на підприємствах.
2.2. Система взаємодії забезпечує гарантовану доставку електронних документів від їх відправників до їх одержувачів (адресатів).
2.3. Користувачі системи взаємодії відповідають за повноту й достовірність інформації, унесеної ними до системи.
Приймання вхідних електронних документів
2.4. Електронні документи, що надходять на підприємство через систему взаємодії, приймає служба діловодства.
2.5. Електронний документ, що завантажився із системи взаємодії до системи електронного документообігу чи надійшов до веб-модуля системи взаємодії підприємства, вважається доставленим адресату.
2.6. Попередній розгляд електронного документа здійснює в електронній формі служба діловодства підприємства з використанням системи електронного документообігу або в разі її відсутності веб-модуля системи взаємодії.
2.7. Під час попереднього розгляду визначають:
- чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;
- чи потребує розгляду керівництвом підприємства або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків на підприємстві;
- чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).
2.8. Попередній розгляд електронних документів мають здійснювати в день надходження (доставки) або не пізніше 10-ї години наступного робочого дня в разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.
2.9. За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:
- електронний документ надійшов не за адресою;
- електронний документ надійшов повторно;
- заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;
- реквізити вхідного електронного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;
- на електронному документі відсутній електронний цифровий підпис підписувача чи відсутня електронна печатка підприємства, наявність якої на ньому передбачена цим Положенням;
- на документ накладено електронний цифровий підпис особи, яка не є підписувачем документа чи особою, що виконує його обов’язки;
- відсутня електронна позначка часу;
- візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.
- У цих випадках служба діловодства відмовляє в реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.
Надсилання вихідних електронних документів
2.10. Надсилання електронних документів через систему взаємодії їх адресатам здійснюють автоматично та централізовано, за фактом їх завантаження в автоматизованому режимі із системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) підприємства у систему взаємодії відразу після їх реєстрації.
2.11. Під час завантаження автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає заявленому в реєстраційно- моніторинговій картці переліку адресатів, для їх подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.
2.12. Не може бути відправлений через систему взаємодії електронний документ, цілісність якого не підтверджено електронним цифровим підписом або електронною печаткою згідно з вимогами цього Положення.
2.13. Із системи електронного документообігу підприємства до системи взаємодії завантажуються зареєстровані електронні документи або засвідчені електронні копії документів.
2.14. З веб-модуля системи взаємодії до системи взаємодії завантажуються електронні копії документів, засвідчені електронними печатками, створення, засвідчення та внесення до веб-модуля яких здійснює реєстратор.
2.15. Електронний документ вважають одержаним адресатом із моменту надходження відправнику інформаційного повідомлення з указаним часом про доставку цього документа адресату. У разі ненадходження відправнику протягом 6 годин із моменту відправлення електронного документа, інформаційного повідомлення про доставку цього документа адресату вважається, що такий документ адресатом не одержано. У цьому випадку відправник уживає всіх можливих заходів до забезпечення одержання адресатом відповідного документа в електронній формі. У разі одержання від адресата інформаційного повідомлення про відмову в реєстрації електронного документа відправником уживаються заходи для усунення підстав відмови та забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.Якщо адресат відхилив електронний документ без зазначення підстави або не маючи на те підстав згідно з п. 22 цього Положення, такий документ надсилають повторно, а повторна відмова адресата в реєстрації цього документа без зазначення підстав вважається свідомим порушенням. Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.
Журнал обміну електронних документів
2.16. Журнал обміну є окремим електронним реєстром у складі системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії), який формується з переліку записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.
Журнал обміну складається з таких логічно розподілених розділів: надіслані, отримані, зареєстровані та відмовлено в реєстрації.
2.17. Розділи журналу обміну мають такі обов’язкові інформаційні атрибути:
- надіслані — номер і дата реєстрації електронного документа, адресат, стислий зміст, вид, дата й час надсилання, а також атрибути інформаційного повідомлення;
- отримані — вихідні номер і дата реєстрації електронного документа, кореспондент, дата й час доставки;
- зареєстровані — до атрибутів розділу отриманих додають номер і дату реєстрації електронного документа підприємством-адресатом та ім’я, ПРІЗВИЩЕ реєстратора, найменування структурного підрозділу, відповідального за виконання документа на підприємстві, ім’я, ПРІЗВИЩЕ, телефон та службову електронну пошту його керівника, ім’я, ПРІЗВИЩЕ працівника, відповідального за виконання документа на підприємстві, його телефон і службову електронну пошту;
- відмовлено в реєстрації — до атрибутів розділу отриманих додають дату й підставу відмови, ім’я, ПРІЗВИЩЕ та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.
2.18. Інформаційні повідомлення автоматично вносять до журналу обміну й додають до відповідних записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії та реєстраційно- моніторингових карток відповідних електронних документів. Інформаційне повідомлення автоматично генерується системою електронного документообігу (веб-модулем системи взаємодії) та надсилається відправнику відразу за фактом доставки, отримання, реєстрації, відмови в реєстрації електронного документа адресатом. Інформаційні повідомлення не потребують окремої їх реєстрації та візуалізації у вигляді документа чи сторінки в електронній або паперовій формі.
2.19. Інформаційні повідомлення мають такі обов’язкові атрибути:
- про надсилання — статусне інформаційне повідомлення «Надіслано» та дата й час надсилання;
- про доставку — статусне інформаційне повідомлення «Доставлено» та дата й час доставки;
- про реєстрацію — статусне інформаційне повідомлення «Зареєстровано» та номер і дата реєстрації електронного документа;
- про відмову в реєстрації — статусне інформаційне повідомлення «Відмова у реєстрації», дата, час, підстава відмови, ім’я, ПРІЗВИЩЕ й телефон реєстратора, яким здійснено відмову.
Також система взаємодії має здійснювати оперативне інформування користувача системи взаємодії про:
- позитивний результат технічної перевірки системою взаємодії надісланого користувачем документа та його постановку в чергу на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) адресата;
- кількість документів, що стоять у черзі на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) користувача.
Особливості електронної взаємодії без застосування системи взаємодії
Інформаційний обмін між працівниками підприємства здійснюють лише з використанням службової електронної пошти.
2.20. Інформаційний обмін здійснюють із метою:
- попереднього погодження редакції проектів спільних електронних документів, зокрема співрозроблення проектів актів;
- доведення управлінської інформації до відома;
- інформування про прийняті підприємством управлінські рішення;
- з’ясування стану опрацювання підприємством електронних документів, що надійшли на їх розгляд.
2.21. Інформацію з листування службовою електронною поштою можна використовувати для підтвердження виконаних дій.
2.22. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.
2.23. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допускається щодо інформації з обмеженим доступом.
3. Організація електронного документообігу
3.1. Організацію документообігу підприємства здійснюють за допомогою системи електронного документообігу, що інтегрується із системою взаємодії.
3.2. Система електронного документообігу повинна забезпечувати проходження електронних документів й електронних копій документів та взаємозв’язок із системами електронного документообігу інших підприємств.
Облік обсягу електронного документообігу
3.3. Облік обсягу електронного документообігу здійснюють в автоматизованому режимі системою електронного документообігу підприємства.
3.4. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подають в електронній формі.
Реєстрація документів
3.5. Вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені на підприємстві, реєструють у системі електронного документообігу, а за її відсутності — у веб-модулі системи взаємодії.
3.6. Для забезпечення реєстрації документів в електронній та паперовій формах (далі — документи) в автоматизованому режимі заповнюють реєстраційно-моніторингову картку, до якої вносять усі обов’язкові, додаткові та за потреби інші реквізити документа відповідно до вимог Положення з діловодства підприємства.
3.7. Реєстраційно-моніторингова картка електронного документа створюється системою електронного документообігу (веб-модулем системи взаємодії) в електронній формі.
3.8. До обов’язкових реквізитів, які вносять до реєстраційно-моніторингової картки, належать: вид документа, код уніфікованої форми документа відповідно до Класифікатора управлінської документації НК 010:2021, індекс і заголовок електронної справи, кореспондент (підприємство-відправник), підписувач документа й електронний цифровий підпис підписувача або електронна печатка підприємства-відправника, адресат (перелік підприємств, яким адресовано документ), вихідні номер і дата (реєстраційні атрибути кореспондента), вхідні номер і дата (реєстраційні атрибути адресата), вихідні номер і дата реєстрації (реєстраційні атрибути підприємства), стислий зміст документа, структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та/або підготовку документа на підприємстві із зазначенням його індексу, ім’я, ПРІЗВИЩА, номера телефону та службової електронної пошти його керівника, електронні резолюції, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазначенням його ім’я, ПРІЗВИЩА, номера телефону та службової електронної пошти, строк і позначка про виконання електронного документа, строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ), кількість сторінок супровідного листа й кількість сторінок додатків, посилання на вже зареєстровані документи (історія питання), індикатори стану виконання документа й строки виконання індикаторів.
3.9. До додаткових реквізитів, які вносять до реєстраційно-моніторингової картки, належать: внутрішнє переадресування електронного документа між структурними підрозділами підприємства, наявність і перелік додатків, проміжні строки виконання, інформація про зміну та перенесення строків виконання, припинення моніторингу електронного документа, інформаційні повідомлення системи взаємодії, код документа згідно з тематичним класифікатором підприємства, строк передавання до архіву підприємства, позначка про належність документа до документів термінового розгляду.
3.10. Допускається введення підприємством інших реквізитів електронного документа, які не звужують і не змінюють застосування обов’язкових та додаткових його реквізитів.
3.11. Реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції підприємства здійснює служба діловодства підприємства централізовано без права делегування відповідної функції іншим структурним підрозділам підприємства.
3.12. Факсограми й інші електронні документи, що надходять електронною поштою без/з електронним цифровим підписом (електронною печаткою), реєстрації не підлягають.
3.13. У системі електронного документообігу формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи підприємства та їх місцезнаходження.
3.14. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-моніторинговій картці визначає Положення з діловодства підприємства.
Реєстрація вхідних документів
3.15. Реєстрацію вхідної кореспонденції здійснює реєстратор лише після проведення попереднього розгляду документа.
3.16. Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа у системі електронного документообігу та веб-модулі системи взаємодії.
3.17. На документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом друку наносять його штрих-код (QR-код), присвоєний системою електронного документообігу, та створюють фотокопію, яку реєстратор уносить до реєстраційно-моніторингової картки.
3.18. Вхідний документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації та створення фотокопії реєстратором передають безпосередньо до структурного підрозділу підприємства, визначеного в установленому порядку відповідальним за виконання цього документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Перевірка електронного цифрового підпису
3.19. Для забезпечення перевірки електронних цифрових підписів (електронної печатки) використовують:
- установлений на відповідному робочому місці надійний засіб електронного цифрового підпису для перевірки накладених електронних цифрових підписів або відповідну функцію системи електронного документообігу, у яку інтегровано надійний засіб електронного цифрового підпису;
- завантажені із сайта акредитованого центру сертифікації ключів сертифікати відкритих ключів, які засвідчують чинність і належність відкритого ключа відповідному підписувачу та списки відкликаних сертифікатів.
3.20. На підприємстві організовують централізоване сховище сертифікатів відкритих ключів або застосовують онлайн-перевірку сертифікатів безпосередньо з електронного переліку сертифікатів ключів акредитованого центру сертифікації ключів.
Реєстрація вихідних документів
3.21. Реєстрацію вихідних електронних документів здійснюють в автоматизованому режимі після їх підписання.
3.22. Надсилання документів незалежно від форми їх створення, здійснюють через систему взаємодії.
3.23. У разі створення документа в паперовій формі адресату надсилають лише його фотокопію через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів підприємству чи особі, які не є користувачами системи взаємодії.
3.24. Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, реєстратор підприємства створює паперову копію електронного документа, засвідчує її печаткою підприємства та надсилає за належністю згідно з вимогами Положення з діловодства підприємства.
3.25. У разі надсилання фотокопії документа через систему взаємодії оригінал вихідного документа в паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання) передають до структурного підрозділу підприємства (автору документа) лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передання їх адресату.
3.26. Перевірку внесених до реєстраційно-моніторингової картки обов’язкових і додаткових реквізитів вихідного документа здійснює система електронного документообігу в автоматичному режимі.
Електронна печатка
3.27. Перелік електронних документів, які потребують засвідчення електронною печаткою, визначає Положення з діловодства підприємства на підставі актів законодавства.
3.28. Наказом (розпорядженням) керівника підприємства визначають порядок використання електронної печатки й уповноважених посадових осіб, відповідальних за її застосування.
3.29. Кількість електронних печаток, що використовує підприємство, не обмежена.Підприємству надано право засвідчувати електронні копії документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів.
Організація передавання документів і визначення їх виконавців
3.30. Зареєстрований документ за фактом унесення реєстратором до реєстраційно-моніторингової картки відповідального за розгляд документа (згідно з розподілом обов’язків) керівника, заступника керівника підприємства чи керівника структурного підрозділу підприємства, який розглядає документ на підприємстві першим (далі — первинний розгляд), автоматично передають на розгляд через систему електронного документообігу.
3.31. Документ автоматично й одночасно надходить на розгляд одній або декільком посадовим особам (заступникам керівника підприємства чи керівникам структурних підрозділів підприємства), які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.
3.32. Документи відразу після їх реєстрації передають на первинний розгляд керівнику чи заступнику керівника підприємства згідно з розподілом обов’язків. Первинний розгляд проектів актів, унесених на підприємстві на спільне розроблення, інших документів здійснюють керівники самостійних структурних підрозділів чи особи, що виконують їх обов’язки, у межах їх компетенції.
Електронна резолюція
3.33. Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд електронного документа, накладає на нього електронну резолюцію, у якій визначає головного виконавця, відповідального за організацію виконання документа на підприємстві, та за потреби співвиконавців і строк його виконання.
3.34. В електронній резолюції обов’язково зазначають усі структурні підрозділи, які беруть участь в опрацюванні документа й погодженні проекту відповіді.
3.35. Посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, накладають на нього електронні резолюції, у яких визначають відповідальних виконавців та за потреби співвиконавців у межах відповідного структурного підрозділу.
3.36. Електронна резолюція складається з таких реквізитів: ім’я, ПРІЗВИЩЕ виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, електронний цифровий підпис посадової особи.
3.37. В електронній резолюції до електронного документа, що не має строку виконання, зазначення змісту доручення та строку виконання не вимагається.
3.38. Електронну резолюцію можна доповнювати іншими реквізитами, які визначає Положення з діловодства підприємства.
3.39. Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) електронні резолюції не допускаються.
3.40. Усі електронні резолюції, накладені на електронний документ, уносять до його реєстраційно-моніторингової картки, і вони нерозривно пов’язані з нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).
3.41. На електронну резолюцію посадової особи накладають електронний цифровий підпис цієї ж посадової особи.
3.42. До накладання електронної резолюції встановлюють такі особливості:
- виконавцями електронної резолюції керівника підприємства визначають структурні підрозділи підприємства, про що система електронного документообігу автоматично інформує заступників керівника підприємства, які координують діяльність відповідного структурного підрозділу й за потреби мають право доповнити зазначену резолюцію, не змінюючи суті доручення керівника підприємства та його головного виконавця;
- виконавцями резолюції керівника структурного підрозділу визначають спеціалістів відповідного підрозділу, про що система електронного документообігу автоматично інформує керівників відповідних підпорядкованих підрозділів, що входять до складу цього структурного підрозділу;
- виконавцем резолюції керівника підприємства, заступника керівника підприємства може бути будь-який підпорядкований відповідному керівнику працівник підприємства, до компетенції якого належить зазначене в резолюції питання. Про визначення в резолюції виконавця система електронного документообігу автоматично інформує керівництво структурного та підпорядкованого підрозділу такого працівника;
- отримання заступником керівника підприємства, керівником структурного або підпорядкованого підрозділу інформаційного повідомлення про створення керівником вищого рівня електронної резолюції не передбачає створення відповідним керівником своєї резолюції до цього ж документа, а лише передбачає ознайомлення з документом;
- електронною резолюцією може бути визначено головного виконавця, співвиконавців, строки виконання, отримувачів документа «до відома».
3.43. Електронні документи надходять до їх виконавців винятково через систему електронного документообігу на підставі накладених на них електронних резолюцій.
3.44. Документ, виконавцями якого є декілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.
3.45. Керівники структурних підрозділів підприємства опрацьовують електронні документи, отримані внаслідок їх передавання через систему електронного документообігу за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.
3.46. За потреби керівник структурного підрозділу підприємства має право делегувати своєму заступнику розгляд частини електронних документів, які надходять на опрацювання до структурного підрозділу.
3.47. Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно- моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.
3.48. Зміну головного виконавця проводять у системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.
3.49. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом внести до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, узято участь у нараді тощо), закрити його «до справи».
3.50. Якщо електронний документ розіслано працівникам підприємства для ознайомлення через систему електронного документообігу підприємства, відповідальний виконавець, співвиконавці вносять відмітку про їх ознайомлення, що підтверджують електронним цифровим підписом. У такому випадку в системі електронного документообігу підприємства автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб підприємства, яким було передано відповідний документ із позначкою про ознайомлення, у такому форматі: ім’я, ПРІЗВИЩЕ, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (електронна позначка часу).
4. Документування управлінської інформації в електронній формі
Загальні вимоги до створення документів
4.1. Документування управлінської інформації в електронній формі
полягає у створенні електронних документів, у яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням установлених цим Положенням правил.
4.2. Реквізити, визначені цим Положенням, уносять до реєстраційно- моніторингової картки.
Бланки документів
4.3. Організаційно-розпорядчі документи підприємства оформлюють на бланках, які створюють в електронній формі згідно з вимогами цього Положення.
4.4. Бланки генеруються системою електронного документообігу підприємства в автоматичному режимі на підставі обраних автором проекту критеріїв типового бланка для обраного виду електронного документа.
4.5. Для генерації типового бланка застосовують критерії: вид, тип документа, підписувач тощо.
4.6. Бланки кожного виду генерують на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщують центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).
4.7. Для підготовки документів в електронній формі система електронного документообігу підприємства генерує такі види бланків документів:
- загальний бланк для створення документів (без зазначення в бланку назви виду документа);
- спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами;
- бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).
4.8. Документ за потреби друкують разом із бланком, згенерованим системою електронного документообігу без застосування бланків, виготовлених у друкарський спосіб.
4.9. Бланки документів, створених в електронній формі, не нумерують і не потребують обліку.
Дата підписання, засвідчення та реєстрації
4.10. Дата підписання визначається електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з електронним цифровим підписом.
4.11. Дата засвідчення визначається електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з електронною печаткою.
4.12. Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується системою електронного документообігу підприємства (веб-модулем системи взаємодії) у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.
4.13. Обов’язковому датуванню в реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням і виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).
Відмітки про наявність додатків
4.14. На додатках, що затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляють гриф затвердження відповідно до п. 90 цього Положення. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа роблять посилання: «що додається» або «(додається)». На додатках до наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляють відмітку у верхньому правому куті першої сторінки додатка, до якої входить номер додатка.
Реєстраційний індекс документів
4.15. Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначають згідно із формою згенерованого бланка.
4.16. Під час візуалізації документа система електронного документообігу підприємства відтворює та візуалізує разом із документом образ штрих- коду або QR-коду (для актів — лише QR-код), який обов’язково містить:
- дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;−реквізит підписувача (підписувачів) і дату підписання з електронної позначки часу (лише для QR-коду);
- дані про погодження (лише для актів).
4.17. Під час реєстрації паперових документів використовують штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів — лише QR-код.
Гриф затвердження документа
4.18. У разі коли електронний документ затверджують рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви (у родовому відмінку) виду документа, яким затверджують створений документ, із зазначенням його дати й номера, Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом керівника
від 20.07.2022 № 75
4.19. Гриф затвердження візуалізується у правому верхньому куті першої сторінки документа.
Дані про виконання документів
4.20. Відмітка про закінчення виконання документа містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу слова «До справи», номер справи, а також стислі відомості про його виконання, наприклад:
До справи № 02-18
Лист-відповідь від 18.07.2022 № 02-18
Особливості оформлення деяких видів документів
Протоколи
4.21. Протоколи складають в електронній формі відповідно до Положення з діловодства підприємства.
4.22. У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписують електронним цифровим підписом уповноваженої особи та додають до протоколу.
4.23. Протоколи та витяги з них засвідчують електронною печаткою підприємства, яку накладає служба діловодства, і надсилають за потреби заінтересованим підприємствам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає секретар.
Службові листи
4.24. Службовий лист в електронній формі оформлюють на бланку, автоматично згенерованому системою електронного документообігу підприємства.
4.25. Датою листа є дата його реєстрації у службі діловодства.
Документи про службові відрядження
4.26. Для реєстрації відряджень ведуть окремий електронний журнал, під час унесення запису про відрядження до якого система електронного документообігу підприємства здійснює автоматичне делегування повноважень у системі від однієї посадової особи до іншої на час такого відрядження.
Підготовка проектів електронних документів
4.27. За підготовлений проект електронного документа відповідальним є автор документа.
4.28. За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.
4.29. Підготовку проекту електронного документа здійснюють з урахуванням таких вимог:
- проект електронного документа готує автор документа у системі електронного документообігу підприємства;
- за наявності супровідних матеріалів до проекту електронного документа їх додають до проекту електронного документа винятково в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені у систему у файлах);
- унесення до проекту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проект;
- унесення до реєстраційно-моніторингової картки в автоматизованому режимі індексу справи за номенклатурою справ, до якої належить електронний документ, який створюють;
- зазначення обов’язкового статусу призначення проекту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);
- формулювання проекту доручення до документа здійснюють у тексті документа, до якого планують видати відповідне доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: департаменту забезпечення документообігу; керівникам структурних підрозділів тощо;
- формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно- моніторинговій картці.
4.30. Ім’я файлу вихідного проекту електронного документа, супровідних й інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко випливає з приналежності вмісту файлу, наприклад:
Наказ
Нова редакція наказу
Лист
Службова записка
Візування та погодження проектів електронних документів
4.31. Погодження проекту електронного документа полягає в його візуванні вповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується системою електронного документообігу підприємства на підставі сформованого переліку погоджувачів, указаних у реєстраційно-моніторинговій картці.
4.32. Інформація про погодження, відхилення чи повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.
4.33. Погодження та підписання проекту електронного документа здійснюють у такому порядку:
- проект електронного документа спочатку візує його автор, керівник підпорядкованого підрозділу та керівник структурного підрозділу (відповідального підрозділу) й уповноважені особи інших структурних підрозділів підприємства, зазначені в реєстраційно-моніторинговій картці;
- проект електронного документа візує заступник керівника підприємства, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту електронного документа (погодження інших заступників керівника підприємства, які координують роботу заінтересованих підрозділів, не вимагається);
- у разі погодження проектів наказів (розпоряджень) в електронній формі проект наказу (розпорядження) візує вповноважений представник юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи;
- проект електронного документа візують усі посадові особи (погоджувачі), наявність візи яких передбачено в реєстраційно- моніторинговій картці, при цьому візування проекту електронного документа не затверджує зазначений документ;
- проект підписує керівник (підписувач), який затверджує електронний документ.
4.34. Не погоджений у відповідному порядку проект електронного документа не передають на підписання (затвердження).
4.35. Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через систему електронного документообігу підприємства проекту електронного документа беруть участь у його опрацюванні у частині, що стосується їх компетенції.
4.36. Свою позицію щодо опрацьованого проекту електронного документа вповноважена особа заінтересованого підрозділу доводить до відома відповідального підрозділу через систему електронного документообігу підприємства. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтована, а за потреби — викладена в тексті проекту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).
4.37. У разі внесення редакційних правок до проекту електронного документа система електронного документообігу підприємства:
- зберігає поточну версію проекту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї електронними цифровими підписами (що підтверджуються) в архіві версій проекту електронного документа;
- створює нову версію проекту електронного документа (без електронних цифрових підписів), яка стає поточною версією проекту електронного документа й до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.
4.38. Усі версії проекту зберігають в архіві версій у реєстраційно- моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно-моніторингової картки, блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.
4.39. За рішенням керівника підприємства, визначеного в Положенні з діловодства підприємства, погодження проекту електронного документа (за винятком наказів керівника підприємства) можна здійснювати в такому порядку:
- проект електронного документа візує його автор, після чого система електронного документообігу підприємства автоматично одночасно надсилає його на ознайомлення керівнику підпорядкованого підрозділу та керівнику структурного підрозділу (відповідального підрозділу), заступнику керівника підприємства, який координує роботу відповідального підрозділу, й уповноваженим особам інших структурних підрозділів підприємства, зазначених у реєстраційно- моніторинговій картці;
- погоджувач, зазначений у реєстраційно-моніторинговій картці, протягом строку, визначеного згідно з Положенням із діловодства підприємства залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проектом електронного документа та за наявності зауважень уносить їх до проекту електронного документа;
- якщо погоджувач протягом зазначеного в реєстраційно- моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проекту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно- моніторингової картки інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням.
4.40. Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням) не стосується проходження їх юридичної експертизи.
4.41. У разі погодження проекту електронного документа вповноважена особа іншого структурного підрозділу, зазначеного в реєстраційно- моніторинговій картці, візує проект електронного документа.
4.42. Після візування всіма зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці погоджувачами система електронного документообігу підприємства автоматично надсилає проект електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.
Юридична експертиза
4.43. Юридична експертиза відбувається в електронній формі з використанням системи електронного документообігу підприємства.
4.44. За результатами юридичної експертизи в разі наявності зауважень до проекту електронного документа вповноважена особа юридичної служби готує в електронній формі висновок.
4.45. Висновок уноситься до системи електронного документообігу підприємства як внутрішній документ, логічно пов’язаний із проектом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи юридичної служби.
4.46. За відсутності зауважень до проекту електронного документа вповноважена особа юридичної служби візує проект електронного документа у системі електронного документообігу підприємства.
Підписання проектів електронних документів
Підписувач
4.47. Посадові особи є підписувачами проектів електронних документів у
межах своїх повноважень.
4.48. Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, імені та ПРІЗВИЩА. Наприклад:
Директор
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
4.49. Проекти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст проекту електронного документа відповідальні декілька осіб — двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб — підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Директор
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Головний бухгалтер
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
4.50. За відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено в проекті електронного документа, автор проекту створює новий примірник проекту, у якому змінюють лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вносять на підпис особі, що виконує її обов’язки.
Керівник підприємства
4.51. У разі коли підписувачем електронного документа є керівник підприємства, погоджений проект електронного документа надходить до вповноваженої особи патронатної чи іншої служби, що організовує та забезпечує роботу керівника підприємства (далі — служба керівника).
4.52. Уповноважена особа служби керівника:
- перевіряє проект електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проектів;
- перевіряє дійсність усіх накладених на проект електронного документа електронних цифрових підписів;
- визначає проект електронного документа відповідним для передавання його на підписання керівнику підприємства та в разі визначення його таким візує проект, якщо це вказано в Положенні з діловодства підприємства, та передає його керівнику підприємства на підпис;
- у разі коли документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, додатково виготовляє паперовий примірник погодженого електронного документа, що містить реквізит підписувача (без додатків, які не потребують підписання), та подає його на підпис керівнику підприємства.
4.53. У разі коли керівник підприємства чи вповноважена особа служби керівника вносить до проекту електронного документа редакційні правки, система електронного документообігу підприємства автоматично створює нову версію проекту електронного документа, яка за рішенням керівника підприємства може бути підписана без повторного погодження.
4.54. Після підписання документа керівником підприємства в електронній формі він автоматично реєструється та надсилається через систему взаємодії. Паперовий примірник, який відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, разом із роздрукованим переліком посадових осіб, якими погоджено проект документа (посада, ім’я, прізвище, дата погодження), уповноважена особа служби керівника передає до відповідного структурного підрозділу лише для зберігання та формування у справу згідно з номенклатурою справ.
Підписання проекту документа заступником керівника підприємства, керівником структурного підрозділу
4.55. У разі коли підписувачем документа є заступник керівника підприємства чи керівник структурного підрозділу, відповідний електронний документ після погодження в установленому порядку надходить через систему електронного документообігу підприємства безпосередньо до відповідного підписувача.
4.56. Відхилений підписувачем проект повертає система електронного документообігу підприємства його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.
Особливості погодження проектів електронних документів на підприємстві
4.57. Процедуру погодження проекту електронного документа контролює його автор, а за його відсутності — особа, яка виконує його обов’язки.
4.58. У разі надходження проекту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися зі змістом проекту, завізувати проект електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проекту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.
4.59. Зауваження та пропозиції до проекту електронного документа, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можна викладати в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та підписувати електронним цифровим підписом особи, яка створила коментар.
4.60. Зауваження та пропозиції до проекту електронного документа вносять у режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяють шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).
4.61. Зауваження та пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають уносити із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або повинен надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.
4.62. Погоджувач візує проект електронного документа лише в разі відсутності в нього жодних зауважень. Погоджений проект електронного документа автоматично передають наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у реєстраційно- моніторинговій картці.
4.63. Погодження із зауваженнями не допускається.
4.64. У разі внесення будь-яких редакційних правок до проекту електронного документа система електронного документообігу підприємства автоматично відкликає його з погодження та повертає проектелектронного документа автору.
4.65. Автор проекту електронного документа після повернення йому відхиленого проекту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:
- приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проекту електронного документа;
- умотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься до реєстраційно- моніторингової картки, з накладанням електронного цифрового підпису автора проекту, після чого повертає проект електронного документа на погодження в попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проект було погоджено.
4.66. Погоджувач, яким отримано проект електронного документа, повинен його погодити або повернути з умотивованими зауваженнями та пропозиціями протягом строків, визначених Положенням із діловодства підприємства.
4.67. Якщо в позиціях головного виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюють протоколом, який готує та вносить до системи електронного документообігу підприємства автор проекту як логічно пов’язаний із документом, щодо якого скликали узгоджувальну нараду.
4.68. Зазначений протокол візують у системі електронного документообігу підприємства всі учасники наради та підписують керівники структурних підрозділів, у яких були розбіжності.
4.69. Реєстраційно-моніторингова картка зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.
4.70. Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені в її протоколі, є обов’язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.
4.71. Проект електронного документа вважається погодженим і може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці.
4.72. За потреби система електронного документообігу підприємства генерує лист зовнішнього чи внутрішнього погодження.
5. Моніторинг за станом виконання управлінських рішень
5.1. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю на підприємстві та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.
5.2. До моніторингу входить безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.
5.3. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснює служба контролю за допомогою системи моніторингу, інтегрованої у систему електронного документообігу підприємства на основі даних із реєстраційно-моніторингової картки. Відповідна система забезпечує оперативний доступ до всієї інформації про стан виконання будь-якого документа, щодо якого здійснюються моніторинг та методичний аналіз відповідних даних.
5.4. Моніторинг проводять шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.
5.5. Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.
5.6. Індикатори, строки виконання індикаторів й інші дані, необхідні для моніторингу на підприємстві, уносять в автоматичному режимі залежно від обраного статусу призначення документа й/або автоматизованому режимі до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства під час вхідної реєстрації документа, керівником — під час первинного розгляду чи автором документа — під час його створення.
5.7. Якщо документ містить декілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюють в одній реєстраційно- моніторинговій картці.
5.8. Після завершення роботи над документом до реєстраційно- моніторингової картки автоматично вносять відмітку про завершення його виконання (індикатор завершення виконання) на підставі статусу призначення зареєстрованого проекту електронного документа. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
5.9. Строки виконання внутрішніх документів обчислюють у календарних днях починаючи з дати реєстрації, а вхідних — з дати надходження (доставки через систему взаємодії) або з дати наступного робочого дня в разі надходження (доставки) документа після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.
5.10. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, строком виконання документа вважатимуть перший робочий день після настання строку виконання.
5.11. У разі зміни строків виконання індикатора в реєстраційно- моніторинговій картці проставляють новий строк визначеного індикатора та вказують причину його зміни, які вносить уповноважена особа служби контролю.
5.12. Перевірку строків виконання документів проводять за всіма індикаторами проходження документа до закінчення строку його виконання (у разі відхилень виконавцю надсилають попередження системою моніторингу за допомогою електронних нагадувань, що автоматично генерує система електронного документообігу підприємства) у порядку, визначеному Положенням із діловодства підприємства.
5.13. Служба контролю після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого приймає рішення про припинення моніторингу.
5.14. Припинення моніторингу здійснюють лише на підставі зазначеної перевірки.
5.15. Дані про виконання документа й припинення моніторингу вносить до реєстраційно-моніторингової картки вповноважена особа служби контролю.
5.16. Документ може бути закритий «до справи» лише після внесеної до реєстраційно-моніторингової картки відмітки про припинення моніторингу.
Інформаційно-довідкова робота з електронними документами
5.17. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних документів із використанням системи електронного документообігу підприємства.
5.18. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи електронного документообігу підприємства службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:
- класифікатор питань діяльності підприємства;
- класифікатор видів документів;
- класифікатор кореспондентів;
- класифікатор резолюцій;
- класифікатор виконавців;
- класифікатор результатів виконання документів;
- номенклатура справ.
5.19. Пошукова система системи електронного документообігу підприємства має здійснювати пошук за контекстом (за ключовим словом або фразою) електронного документа, видом електронного документа, його заголовком, датою прийняття, номером і датою його реєстрації, його автором тощо.
6. Систематизація та зберігання документів у діловодстві. Складання номенклатури справ
6.1. Номенклатура справ призначена для встановлення на підприємстві єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
6.2. До номенклатури справ входять назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яку документують на підприємстві.
Строки зберігання документів (належність до справи) визначають під час реєстрації (для вхідних документів) із зазначенням строків зберігання документів.
6.3. На підприємстві складають і ведуть номенклатури справ структурних підрозділів і зведену номенклатуру справ підприємства.
6.4. Номенклатуру справ структурного підрозділу створює в електронній формі посадова особа, відповідальна за діловодство в підрозділі, не пізніше 15 листопада поточного року та погоджує зі службою діловодства підприємства. Візуалізацію номенклатури справ структурного підрозділу здійснюють за автоматично генерованою формою, визначеною Положенням із діловодства.
6.5. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівом підприємства.
6.6. Зведена номенклатура справ підприємства формується системою електронного документообігу підприємства в автоматизованому режимі на основі номенклатур справ структурних підрозділів в електронній формі.
6.7. На підставі зведеної номенклатури справ підприємства в електронній формі система електронного документообігу підприємства автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Положенням із діловодства, яку друкують і подають на схвалення експертно-перевірній комісії державного архіву.
6.8. Зведена номенклатура справ зберігається та використовується системою електронного документообігу підприємства для автоматизації процесів формування документів у справи на підприємстві.
6.9. Зведена номенклатура справ підприємства наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
6.10. У системі електронного документообігу підприємства номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці. Графи таблиці заповнюють таким чином:
- у графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляють назву структурного підрозділу, до якого належать записи про відповідні справи;
- у графі 1 проставляють індекс кожної справи;
- до графи 2 входять заголовки справ (тому, частини);
- у графі 3, яку заповнюють наприкінці календарного року, зазначають кількість справ (томів, частин);
- у графі 4 зазначають строки зберігання справ, номери статей за переліком документів зі строками зберігання;
- у графі 5 роблять позначки про перехідні справи; про справи, що ведуть у паперовій формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передавання справ до архіву підприємства чи інших установ для їх продовження тощо.
6.11. Наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ підприємства складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ і підписуються відповідальними особами згідно з Положенням із діловодства підприємства.
Формування електронних справ
6.12. Групування виконаних документів в електронні справи здійснюється централізовано у системі електронного документообігу підприємства відповідно до номенклатури справ.
6.13. Формування електронних справ здійснюється системою електронного документообігу підприємства в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи, який визначається системою електронного документообігу підприємства під час вхідної реєстрації або створення документа на підприємстві.
6.14. Електронні документи, що віднесені до однієї електронної справи, мають бути логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них у системі електронного документообігу підприємства.
6.15. Під час формування електронних справ слід дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:
- групувати в електронні справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних електронних справ (ведуть протягом декількох років);
- документ-відповідь групують за ініціативним документом;
- включати в електронні справи лише оригінали, примірники оригіналів або за їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів й електронні копії електронних документів;
- обсяг електронної справи, що містить документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання, не обмежено їх кількістю;
- обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.
6.16. Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється паперова копія цього вхідного документа або витяг із нього, що містить інформацію, яка стосується діяльності підприємства та засвідчується в порядку, визначеному Положенням із діловодства підприємства. Відповідна копія (витяг) зберігається в підрозділі та формується в електронну справу відповідно до затвердженої номенклатури справ.
6.17. Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних справ на підприємстві та в його структурних підрозділах здійснюються службою діловодства й архівом підприємства.
Зберігання електронних документів на підприємстві
6.18. На підприємстві здійснюють централізоване зберігання електронних документів. Документи зберігають на підприємстві їх створення.
6.19. Документи із часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігаються у системі електронного документообігу підприємства, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.
6.20. Аудіовізуальні документи (аудіо- та відеозаписи) засідань робочої групи підприємства в разі їх створення зберігають у системі електронного документообігу підприємства. Уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання у систему електронного документообігу підприємства.
6.21. За доступність, цілісність і відтворюваність електронних документів й електронних справ, що зберігають у системі електронного документообігу підприємства, відповідає підрозділ підприємства, на який покладено обов’язки щодо технічного супроводження системи електронного документообігу підприємства.
6.22. Працівники підприємства мають доступ до електронних справ через систему електронного документообігу підприємства відповідно до прав, визначених розпорядчим документом підприємства.
6.23. Видачу електронних справ, окремих електронних документів іншим підприємствам здійснюють із дозволу керівника підприємства чи особи, що виконує його обов’язки, шляхом створення примірників цих документів (електронних справ).
6.24. У разі звернення до підприємства вповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого судді, суду щодо надання тимчасового доступу до документів керівник підприємства невідкладно видає доручення службі діловодства та структурному підрозділу забезпечити виконання ухвали. У межах реалізації доручення вповноважена особа служби діловодства:
- створює та реєструє копію ухвали слідчого судді, суду після пред’явлення оригіналу такої ухвали;
- надає особі, зазначеній в ухвалі, тимчасовий доступ до документів, зокрема можливість ознайомлення з ними, виготовлення паперових копій відповідних електронних документів або в разі, коли в ухвалі передбачено їх вилучення (здійснення виїмки), — створення електронних примірників відповідних електронних документів;
- надає допомогу у складенні опису електронних документів, що вилучаються (виїмка яких здійснюється), який залишають на підприємстві.
6.25. Про вилучення електронних документів складають акт (протокол) у двох примірниках, перший із яких залишають на підприємстві, а другий передають відповідальній особі, зазначеній в ухвалі.
7. Порядок підготовки електронних справ до передавання для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
7.1. Експертизу цінності документів в електронній формі проводять відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими самими правилами, принципами та критеріями, що й документів у паперовій формі.
7.2. Експертизу цінності документів проводять в електронній формі.
7.3. Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам архіву підприємства, блокування права інших працівників підприємства на редагування реєстраційно-моніторингової картки документів, які передають на архівне зберігання, вилучення для знищення документів й електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
7.4. За результатами експертизи цінності електронних документів у структурному підрозділі підприємства особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, до 31 грудня наступного року в електронній формі складають: описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готують пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких входять електронні справи з документами в паперовій та в разі прийняття відповідного рішення керівником підприємства в електронній формах.
7.5. Описи електронних справ структурного підрозділу та пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються укладачем опису, керівником служби діловодства підприємства та підписуються керівником структурного підрозділу.
7.6. На підставі електронних описів електронних справ структурного підрозділу та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів архівом підприємства в електронній формі після прийняття до архіву підприємства документів структурних підрозділів складають електронні описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання й акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
7.7. На підставі складених в електронній формі описів справ й акта про вилучення для знищення документів підприємства система електронного документообігу підприємства автоматично здійснює їх візуалізацію за формою, визначеною Положенням із діловодства, яка за потреби може бути роздрукована.
7.8. Процедуру знищення електронних документів здійснюють лише в разі прийняття керівником підприємства відповідного рішення та визначають Положенням із діловодства підприємства.
7.9. Акт про вилучення для знищення документів підприємства, що зберігають в електронній формі, створюється лише в електронній формі.
7.10. Номер і дата акта про вилучення для знищення документів підприємства присвоюються системою електронного документообігу підприємства після його затвердження в електронній формі.
7.11. У разі коли для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, відповідальною особою виготовляється паперова копія такого документа з візуалізацією реквізитів підпису особи, що підписувала такий електронний документ, яку засвідчують печаткою підприємства.
7.12. Методична допомога у складенні описів електронних справ надається архівом підприємства.
Оформлення електронних справ
7.13. За результатами проведеної експертизи цінності відібрані електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, засвідченого згідно з Положенням із діловодства підприємства.
7.14. Паперові примірники електронної справи постійного та тривалого (понад
10 років) строків зберігання створюють відповідальні працівники структурних підрозділів, які формували відповідні електронні справи.
7.15. Підготовку до передання в архів підприємства паперових примірників електронних справ структурними підрозділами підприємства здійснюють відповідно до Положення з діловодства.
7.16. Для підготовки електронної справи для передання до архіву підприємства в автоматизованому режимі оформлюється електронна інформаційна картка архівної справи (обкладинка справи), яка містить такі відомості:
- найменування структурного підрозділу;
- індекс електронної справи;
- номер тому електронної справи;
- заголовок електронної справи (тому, частини);
- кількість електронних документів;
- період формування справи;
- строк зберігання справи;
- електронний опис документів справи (внутрішній);
- відмітку про приймання-передання електронної справи до архіву підприємства.
7.17. Створення обкладинки справи завершується візуванням діловодом структурного підрозділу та підписанням керівником архіву підприємства.
7.18. Форма обкладинки справи та візуалізація її відомостей визначаються Положенням із діловодства підприємства з урахуванням архівних правил.
Передавання електронних справ до архіву підприємства
7.19. Передання електронних справ до архіву підприємства полягає в наданні доступу працівникам архіву підприємства й обмеженні доступу (лише правом перегляду) до електронних справ іншим працівникам підприємства.
7.20. Передання електронних справ до архіву підприємства здійснюють за графіком, погодженим із керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником підприємства чи його заступником, але не раніше 2 років із дати завершення електронних справ у діловодстві. Надання доступу працівникам архіву підприємства здійснюється згідно із зазначеним графіком в автоматизованому режимі службою інформаційних технологій.
7.21. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передають до архіву підприємства за електронними описами в електронній формі.
7.22. Під час приймання електронних справ архівом підприємства проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність електронних цифрових підписів, електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірку здійснюють в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником архіву підприємства в реєстраційно-моніторингову картку електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архіву підприємства системою електронного документообігу підприємства автоматично обмежується іншим працівникам підприємства право доступу до цих електронних справ.
7.23. Якщо під час приймання-передання електронних справ архів виявив недоліки, працівник структурного підрозділу повинен ужити заходів для усунення таких недоліків.
Назва посади особи,
що розробила положення Підпис
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Візи, відмітки про ознайомлення з положенням на аркуші ознайомлення
Коментарів ще немає