Заголовок тимчасово відсутній

Постанова 1000/5 та перелік 578/5 (посилання в кінці) регламентують порядок знищення документів.

Він досить складний. Документи підприємства може бути відібрано для знищення лише після закінчення встановлених Переліком № 578/5 строків і тільки після завершення перевірки податковими органами за відповідний період. Замість знищення документи передають до архіву.

Заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності (пп. 2.13 Переліку № 578/5). На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, і проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5 (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5). Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (або якщо підприємство не зобов'язане вносити документи до Нац.архіву), затверджує керівник установи, після чого установа має право знищити документи. (Акт про знищення, якщо підприємство використовує власний шредер, чи задача для переробки спеціалізованому підприємству)

Правила 1000/5 - для всіх форм власності, так само як і Перелік № 578/5
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Але, зараз існують деякі зміни щодо термінів давності і відповідно на терміни зберігання слід робити поправки. В цілому це виглядає так:

За оновленими нормами п.44.3 ПКУ, які встановлюють для більшості первинних документів термін 1875 днів, та Закону №2970, вимоги які діють зараз, застосовуються до всіх документів, які розроблено до дня набрання чинності цим законом 20.03.2023 та термін яких не минув.

Слід також враховувати призупинення термінів перевірок на час карантину та військового стану, що відповідно вплинуло і на терміни зберігання. Отже, станом на початок карантину, а це було 12.03.2020- не минув термін (тоді - ще трирічний термін) документів, що зберігалися з 12.03.2017 року. Терміни призупинено, таким чином після відновлення перебігу термінів з огляду на те, що нові вимоги тепер застосовуються і до цих документів також, їм залишиться зберігатися ще два роки.

Таким чином мова може йти лише про документи, термін збурігання яких минув до настання зупинення термінів, а це документи 2010-2016 років, термін зберігання яких був за тодішніми нормами 1095 днів. Тому можна знищити ті документи, для яких не встановлено довший термін збергіання (наприклад, накладні, рахунки, акти виконаних робіт можна знищити).

Процедура включає в себе: відбір документів, складання опису справ та акту, затвердження описів та актів експертною комісією підприємства, передача на експертизу державній арх. установі, рішення керівника після схвалення, та нарешті, власне, знищення - самостійно або за договором з підприємством, що утілізує відходи.

Але щодо знищення первинки важко сказати однозначно. Наведу простий приклад. Підприємство – платник податку на прибуток має від’ємне значення, що переноситься у зменшення об’єкта оподаткування з 2016 року. Для перевірки обгрунтування такого зменшення потрібні документи, на підставі яких такий «мінус» виник. Серед таких документів можуть бути перелічені у запитанні документи. З огляду на таке оцініть самі свою ситуацію. Питання зберігання первинних документів регулюється, зокрема, Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом МФУ вiд 24.05.1995 № 88. У пп. . 6.1, 6.2 наказу зазначається, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Додатково у відео: https://www.youtube.com/watch?v=VRNcChq1Q0I

Раді допомогти, звертайтесь ще!