Заголовок тимчасово відсутній

Це визначається розпорядчими документами вашого ТОВ.
Передання в архів не означає їх знищення, тому коли передавати в архів - вирішує кревник в своєму наказі, зазвичай в архів передаютьс документи, які не будуть використовуватися дуже часто.
А це вирішується - згідно з особливостями функціонування конкретної організації.

Залежно від обсягів документації установи обов'язки щодо її зберігання може бути покладено на спеціальний підрозділ (архів) чи на одного з працівників (архіваріуса). Якщо ж документів порівняно небагато, то зберігання документів можна доручити відповідному працівникові (наприклад, секретарю) у порядку суміщення посад.

Архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства установи. У малочисельних установах призначають особу, відповідальну за ведення архіву установи (п. 8 розд. І Правил № 1000/5).

Якщо функції організації діловодства в установі або ведення архіву установи покладено на відповідальну особу, то в посадовій інструкції посадової особи треба зазначити ці обов'язки, її права та відповідальність (п. 9 розд. І Правил № 1000/5).
ервинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність підлягають обов'язковому передаванню до архіву.

До моменту передання в архів згадані документи потрібно зберігати в бухгалтерській службі в спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положення № 88).

Керуючись положеннями Закону № 3814, Переліку № 578/5 та інших нормативно-правових актів, процес організації зберігання документів можна умовно поділити на 3 етапи (наведено нижче).

Етап 1. Розроблення й затвердження номенклатури справ (реєстру)

Під номенклатурою справ у цьому випадку слід розуміти обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ (папок), що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання таких справ (ст. 1 Закону № 3814).

Номенклатуру справ розробляють у розрізі структурних підрозділів установи (за наявності) та з урахуванням вимог гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5, Переліку № 578/5 і Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98.

Номенклатуру справ затверджує керівник установи. У разі потреби до номенклатури можна вносити зміни. Форми номенклатури справ наведено в додатках 10, 11 до Правил № 1000/5Опрацьовані документи групують у справи в хронологічному чи логічному порядку. Для зручності використання справ таке групування здійснюють за періодами, залежно від кількості документів (квартал, півріччя, рік).

Зазвичай у справи підшивають оригінали документів (якщо оригіналів немає – засвідчені в установленому порядку копії).

Наприкінці справи потрібно зазначити кількість пронумерованих і прошнурованих аркушів. Формуючи документи у справи, необхідно враховувати вимоги гл. 2 розд. IV та гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5.
Документи установи за минулі періоди, які не використовуються в діяльності бухгалтерії (або використовуються дуже рідко), доцільно передавати до архіву установи. Для визначення цінності (строків зберігання) документів проводять їх експертизу.

Передавання зазвичай здійснюють за актом, у якому перелічують передані справи. Акт підписують відповідальні особи, які приймають і передають документи. Особливості передавання справ до архіву визначено в гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5.

Видавати первинні документи, облікові регістри, бухгалтерську та іншу звітність з бухгалтерської служби й архіву установи працівникам інших структурних підрозділів можна лише за рішенням головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку установи (п. 6.8 Положення № 88).

Відповідно до норм Закону № 3814 для оцінювання цінності документів в установі має бути створено експертну комісію, яка в діяльності повинна керуватися вимогами Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів і розд. V Правил № 1000/5.

Експертна комісія ухвалює рішення про відбір документів для передання до архіву або для знищення. Склад комісії затверджує керівник установи своїм наказом (розпорядженням).
агалом, строки зберігання документів регламентовано п. 44.3 ПКУ та Переліком № 578/5.

Зокрема, нормами ПКУ визначено, що мінімальний строк зберігання документів становить 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої такі документи було використано. Якщо ж звітність платник податків не подавав, то відлік 1095 днів треба починати з дня граничного строку подання такої звітності.

Варто пам'ятати, що всі юрособи, зокрема й установи, зобов'язані дотримуватися вимог Переліку № 578/5.
Наведені в зазначеному Переліку строки зберігання документів мінімальні, і їх не можна скорочувати.

Більшість видів первинних бухгалтерських документів потрібно зберігати 3 роки (5 років – якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, і 75 років – для документів із питань оплати праці).

У разі потреби та за рішенням експертної комісії установи ці строки може бути подовжено.

Відповідно до пп. 2.10 Переліку № 578/5 відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, діловодство яких завершено у 2017 році, почнеться з 1 січня 2018 р.

Строки зберігання найпоширеніших облікових документів, які формують в установі, наведемо в таблицях: перша – щодо паперових документів, друга – щодо електронних.

Тут варто зауважити, що строки зберігання документів у цих таблицях диференційовано за двома групами організацій. До першої групи належать організації, під час діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ).Державні та комунальні організації – джерела формування НАФ – передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку, інші організації – на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

Друга група охоплює організації, під час діяльності яких не створюються документи НАФ.Визначаючи строки зберігання, потрібно звертати увагу на примітки та відмітки, наведені в Переліку № 578/5. Зокрема, строки зберігання окремих бухгалтерських документів конкретизують такі примітки, як "після закінчення строку дії договору", "після затвердження", "після заміни на нові", "після введення об'єкта в експлуатацію" тощо. Вони вказують на те, що саме з цього моменту починається відлік строку зберігання документів (пп. 2.11 Переліку № 578/5).
Передавання архівних електронних справ на постійне зберігання оформлюють електронним актом про приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, який складає установа-фондоутворювач (додаток 18 до Порядку № 1886/5).

Для зберігання та надсилання електронних актів приймання-передавання документів установи на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради архів установи створює XML-документ за еталонною XML-схемою для архівного електронного документа, вимоги до якої визначено в п. 9 гл. 2 розд. III Порядку № 1886/5, а для зберігання та надсилання електронних примірників описів справ постійного зберігання – XML-документ, вимоги до якого визначено в п. п. 1 – 10 гл. 6 розд. II цього Порядку.

Архівні електронні справи та справи з паперовими примірниками архівних електронних документів передають до державних архівних установ або архівного відділу міської ради по завершенні встановлених для них граничних строків зберігання в установах.

Коли документи підлягають знищенню

Документи установи може бути відібрано для знищення лише після закінчення встановлених Переліком № 578/5 строків і тільки після завершення перевірки податковими органами за відповідний період.

Крім того, потрібно зважати на практичну значущість документації для установи.

Заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності (пп. 2.13 Переліку № 578/5).

На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, і проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5 (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).

Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджує керівник установи, після чого установа має право знищити документи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!