Заголовок тимчасово відсутній

Обидва варіанти допустимі.

Дійсно, в першому варіанті є ризик визнання повернення працівником коштів операцією реалізації пального та відповідним застосуванням штрафних санкцій у розмірі 100% вартості реалізованого пального (п.117.3 ПКУ). Щоб мінімізувати ризики, раджу стягнути з працівника вартість палива, як заподіяну підприємству шкоду.

Згідно зі ст. 135-3 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n797 , розмір заподіяної підприємству шкоди визначається за фактичними втратами, на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості (собівартості) матеріальних цінностей. Покриття такої шкоди здійснюється за розпорядженням керівника, яке, згідно зі ст. 136 КЗпП, має бути зроблено не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди. Якщо працівник не згоден із відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається в порядку, передбаченому законодавством (у комісії з трудових спорів або суді).

Відрахування на підставі згаданого розпорядження може проводитися із зарплати працівника не раніше як через 7 днів з дня повідомлення про це працівника, причому розмір утримань не може перевищувати 20% зарплати щомісяця (ст. 128, 136 КЗпП).

Щоб застосувати другий варіант бажано «заднім числом» надати працівнику дозвіл на використання паливної картки для заправки власного авто. Дозвіл має бути за заявою працівника. В такому разі виникне додаткове благо за пп. « г» пп.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627, яке має бути оподатковано ПДФО з застосуванням натурального коефіцієнту та військовим збором.

Раді допомогти, звертайтесь ще!