Заголовок тимчасово відсутній

Трудове законодавство не встановлює правил ведення кадрової документації. Ці правила встановлені у Правилах 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text Жуурнали реєстрації кадрових наказів слід закрити наприкінці року. Тобто має бути відповідний підсуковий запис.Закриття журналу реєстрації здійснюється щорічно, особою відповідальною за ведення наказів з кадрових питань (особового складу).
Перед закриттям журналу необхідно здійснити:
• перевірку заповнення всіх граф і дотримання валового порядку нумерації;
• підрахувати фактичну кількість документів у справі, зіставляємо з кількістю реєстраційних номерів у журналі;
• виявити пропущені та дублетні реєстраційні номери;
• оформити підсумковий запис.
Підсумковий запис —запис про кількість зареєстрованих документів та хиби в реєстрації (повтори, пропуски). Сам підсумковий запис відомості про кількість і крайні номери документів, зареєстрованих протягом року; відомості про дублетні та пропущені номери — якщо є; назва посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство в структурному підрозділі або оформив підсумковий запис; розшифрування підпису — ініціали, прізвище; дата оформлення запису. Наприклад: "За 2023 рік зареєстровано 13 (тринадцять) наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (№ 01 від 02.01.2023, № 13 від 29.12.2023). Підсумковий запис буде необхідним: при складанні річного опису справ відділу кадрів; при підготовці справ до архівного зберігання.
Підсумковий запис пояснює різницю між фактичною кількістю документів у справі та кількістю реєстраційних номерів (якщо виявлено різницю).
На підприємстві розрізняють як мінмум 4 групи наказів: накази з основної діяльності, наказ з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази з карових питань тимчасового строку зберігання. Отже для кожної такої групи наказів ведеться окрема нумерація. Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою/підприємством (п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).Залежно від того, до якої групи належать накази, вони мають реєструватися у своїй реєстраційній формі. Якщо номенклатурою справ передбачено чотири справи з наказами, то, відповідно, має бути чотири журнали реєстрації наказів: журнал реєстрації наказів з основної діяльності; журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань; журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання; журнал реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового строку зберігання. Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново. Так, відповідно до правил 1000/5 реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. Тобто з 1 січня у вас кожен вид наказів буде мати № 1 і т.д.

Раді допомогти, звертайтесь ще!