Запит податкової: як відповідати на труднощі з документами

На запит податкової слід обов’язково надати вичерпну письмову відповідь у строк 10 робочих днів, ігнорувати його не можна. У відповіді детально опишіть суть операцій, надайте вивантажені регістри (оборотно-сальдові відомості), додайте акт ДСНС і письмово поясніть причини тимчасової неможливості надати оригінали первинки через аварійний стан приміщення.

1. Дотримання строків та форми відповіді

Зустрічна звірка регулюється нормами Податкового кодексу України, п. 73.5 ст. 73. Зустрічні звірки не є перевірками, проте платник податків зобов’язаний надати інформацію та підтвердні документи на запит.

Строк надання відповіді: згідно з Податковим кодексом України, пп. 73.3.3 п. 73.3 ст. 73 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1715, строк надання відповіді на запит для зустрічної звірки становить 10 робочих днів з дня, наступного за днем його отримання.
Ігнорувати запит не можна, оскільки ненадання відповіді або документів є прямою підставою для призначення документальної позапланової перевірки підприємства.

https://cv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/960829.html

2. Опис господарських операцій та надання облікових регістрів

Опис операцій обов'язковий: Детально розкрийте характер ваших правовідносин із зазначеним контрагентом за 2023 рік (надання послуг митного терміналу: збереження та стоянка автомобілів, реєстрація, навантажувально-розвантажувальні роботи під час проходження митних процедур). Зазначте наявність матеріально-технічної бази (складські комплекси, спецтехніка), що підтверджує реальність операцій.

Оборотно-сальдові відомості (ОСВ) та регістри: Їх необхідно надати. Роздрукуйте з облікової програми ОСВ (за рахунками 36, 68, 70 тощо), картки рахунків, аналітичні виписки. Копії цих регістрів мають бути засвідчені підписом керівника/головного бухгалтера та печаткою (за наявності).

3. Чи надавати документи з програми без підпису контрагента?

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (ст. 9), первинний документ повинен містити особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції. Роздруківка акта з програми в односторонньому порядку не є юридично повноцінним первинним документом.

Як вчинити правильно:Ви можете надати ці односторонні роздруківки, але в листі обов'язково зазначте, що це внутрішні облікові примірники/копії з програмного комплексу, які відображають проведені операції.

Одночасно зверніться до свого контрагента з проханням терміново надати належним чином засвідчені дублікати або копії двосторонніх первинних документів за 2023 рік (акти наданих послуг, договори, заявки). Контрагент, у якого проводять перевірку, прямо зацікавлений у наданні цих документів.

4. Обґрунтування ненадання паперових оригіналів первинки

У тексті відповіді детально викладіть форс-мажорні обставини щодо архіву:

• Повідомте ДПС, що 31.08.2026 внаслідок ворожої атаки БПЛА на території підприємства сталася пожежа і руйнування будівельних конструкцій (зруйновано сходові марші, наявна загроза обвалу), через що фізичний доступ уповноважених осіб до архівного приміщення наразі заблокований з міркувань безпеки життя і здоров’я.
• Додатки до відповіді:
  
  • Копія Акта про пожежу від ДСНС із зазначенням причини (влучання БПЛА/обстріл).
  • Копія витягу з ЄРДР або талона-повідомлення поліції про вчинення кримінального правопорушення (за наявності).
  • Внутрішній акт обстеження (комісії підприємства) про аварійний стан сходових клітин та неможливість безпечного доступу до архіву.
  • Зазначте, що підприємством подано заявку до Торгово-промислової палати (ТПП) для отримання сертифіката про форс-мажорні обставини, і його буде надано контролюючому органу одразу після отримання.

5. Якщо документи в архіві виявляться знищеними
Якщо після відновлення безпечного доступу з’ясується, що паперовий архів знищено або безповоротно зіпсовано:

Діє норма Податкового кодексу України, п. 44.5 ст. 44: платник податків зобов'язаний письмово повідомити орган ДПС за місцем обліку про втрату/дострокове знищення документів та відновити їх протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення.

Якщо ваше підприємство діяло на територіях активних бойових дій (згідно з офіційним Переліком Мінрозвитку), застосовується спеціальний порядок за Податковим кодексом України, підрозд. 10 розд. XX, пп. 69.28, який передбачає подання повідомлення про неможливість вивезення/втрату первинних документів і захищає від сумнівів у показниках податкової звітності.

Якщо Ваше підприємство зазнало впливу обставин непереборної сили, внаслідок яких були знищені або пошкоджені матеріальні цінності, для отримання сертифіката про форс-мажорні обставини необхідно подати пакет документів:

Заява за встановленою формою Додатка №4 (розміщена на сайті Запорізької ТПП);
Документи, що містять інформацію про форс-мажорну подію: Витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань, Постанова СБУ про залучення в якості потерпілої особи, Акт ДСНС про пожежу тощо.
Документи про проведення інвентаризації: Наказ про проведення інвентаризації, інвентаризаційні описи, звіряльні відомості, протокол засідання інвентаризаційної комісії, акти/накази про списання.
У випадку пошкодження/знищення товару, що перебував в орендованих приміщеннях – договір оренди.
Перелік документів не є вичерпним, та, за бажанням, Заявник може надати інші додаткові документи, що будуть свідчити про настання форс-мажорних обставин і їх наслідки.

https://www.cci.zp.ua/fors-mazhor-u-razi-znyshhennya-abo-vtraty-tovariv-yak-pidtverdyty-obstavyny-ta-ne-narahovuvaty-pdv/

Раді допомогти, звертайтесь ще!